Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;

• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;

• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.

Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.

Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Т_е по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.

Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:

– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.

Задачи распределения и упорядочения времени

Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,

а последние 10 % работы – 90 % времени.

«Правило сроков выполнения проекта»

Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:

• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.

• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.

• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.

При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.

Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.

Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. «Специалисты» бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.

Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.

Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.

Гастрономический подход

Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.

Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!

Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.

Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.

Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.