50 Золотых Правил Управления Проектами

Быть Великим Проектным Менеджером – значит быть в курсе всего. Кто-то пробормотал что-то связанное с твоим проектом – запиши это и не отпускай, пока ты полностью не проверишь и оценишь эту информацию. То, что может сначала показаться наименее важной, полностью сторонней или незначительной деталью, может обернуться существенной проблемой. Не будет ничего хорошего, если ты наткнешься на вопрос и получишь ответ, что этим можно пренебречь, если только ты не проявишь должное усердие. Сначала твоя проектная команда будет думать, что ты слишком стараешься и создаешь много дополнительной работы просто так. Но вскоре, делая предположения в спорах и подтверждениях, твоя проектная команда будет на это обращать внимание, особенно если они смогут показать свои знания или доказать свою точку зрения. Цель здесь – не выработать самый наилучший план, а прийти к наиболее подходящему. Особенно тщательно нужно придерживаться этого правила, если твой проект включает авторские права, креативные решения, интеллектуальную собственность, патенты, права собственности на данные или исследования. Если пропустить крошечную деталь, то можно взорвать твой проект, компанию или клиента. Поэтому не надо делать фальшивую экономию на таких деталях, а прикладывать необходимое количество усилий для гарантии того, что ничего не упущено.

Пример проекта из реальной жизни: На старте технического проекта в сфере медицинских услуг один из инженеров, работающих над проектом, вскользь упомнил о правах клиента на хранении данных на стороне провайдера. Лаура, Проектный Менеджер, была ответственна только за техническую часть проекта, но смогла увидеть влияние этого в общем-то юридического вопроса на проект. Поэтому она взяла на себя задачу проконтролировать, что юридическая служба и отдел снабжения не пропустят этот момент. Оказалось, что такого пункта в контракте вендора не существует и никто не подумал об этом. Заходя за территорию ожидаемой от нее ответственности, Лаура сделала то, что было правильно для проекта.

ПРАВИЛО #09 – ИСПОЛЬЗУЙ 360-ГРАДУСНЫЙ ПОДХОД

Быть Проектным Менеджером – это значит уметь думать и действовать в разных измерениях, независимо от количества компонентов, участников проекта и числа взаимозависимостей. В случае наличия нескольких Проектных Менеджеров на проекте, один на стороне клиента и один на стороне вендора, клиентский Проектный Менеджер обязан быть полностью ответственным. Он представляет Проектных Спонсоров и имеет право видеть деятельность на обеих сторонах. Полная ответственность за управление проектом не может быть разделена.

Однако, требование к Проектному Менеджеру иметь 360-градусное видение является категоричным для успешности проектов. В ином случае будут ошибки, разрывы, предположения и сферы ответственности, которые взорвут твой проект. Главная суть в том, что Ведущий Проектный Менеджер, независимо от того, с какого он Департамента, должен осознать свою ответственность за результат работы других Департаментов и команд. Это подразумевает наличие 360-градусного видения для планирования и управления всеми командами. Просто, но чрезвычайно эффективно и “must-have” для любого проекта.

Пример проекта из реальной жизни: Имея успешный опыт запуска нескольких проектов, Технический Проектный Менеджер Эрнесто предполагал, что проект переноса колл-центра будет достаточно легкой задачей. К его удивлению, он закончил его, работая с более чем тридцатью рабочими потоками, а количество людей в проекте достигло 150 человек. От команды обработки кредитных карт и отдела кадров до юристов, безопасников, закупщиков, сервисников обслуживания оборудования – перечень команд, вовлеченных в проект, был самым разнообразным из того, с чем ему приходилось работать ранее. Каждое и любое требование и ограничение этих команд, в основном не техническое, должно было быть записано и вплетено в первоначальный план для полной уверенности, что он всё охватил. Не считаясь с требованиями и ограничениями каждой команды, а также их внутренними взаимосвязями, можно было поставить весь проект в большую опасность.  Эрнесто же вовлек все рабочие потоки и усилил видение всех взаимозависимостей до такой детальности, которая помогла ему закончить проект успешно.

ПРАВИЛО #10 – ПОЛУЧИ ПРАВИЛЬНУЮ ДЕТАЛИЗАЦИЮ И НУЖНЫЙ ВИД

Понимание того, какой уровень детализации надо иметь – это тонкое искусство. Слишком большая детализация – и ты потеряешь контроль над всей картиной. Слишком маленькая – и ты можешь пропустить что-то важное. Но для выполнения успешных проектов оба параметра должны приниматься во внимание. И ответственность Проектного Менеджера заключается в том, чтобы удостовериться, что ни один ключевой элемент не прошел сквозь сеть. Ключевая особенность – структурировать проектную информацию так, чтобы для широкой аудитории проекта в любое время было понятно, где они находятся сейчас и куда движутся.