Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Инструменты удовлетворения потребительского спроса

В этой главе описываются инструменты бережливого производства, которые позволяют анализировать потребительский спрос и методы, которыми его можно удовлетворить. Применение этих инструментов к карте текущего состояния потока создания ценности позволяет перевести процесс в будущее состояние – при этом речь идет только об удовлетворении спроса. Карта будущего состояния потока создания ценности – это стратегический план действий по созданию бережливого офиса.

К инструментам, помогающим эффективно удовлетворять спрос потребителей, относятся:

1. Принципы 5S

Система принципов, помогающих добиться того, чтобы у всех предметов в офисе было свое место и чтобы они находились на отведенных местах.

2. Время такта

Зависящий от объема потребительского спроса показатель, который помогает определить оптимальный темп работы процесса или подразделения для удовлетворения этого спроса.

3. Питч

Отрезок времени, требуемый для перемещения оптимального объема работы по потоку создания ценности. Во многих случаях кратен времени такта.

4. Буферные и страховые ресурсы

Временно привлекаемые дополнительные ресурсы, помогающие удовлетворить потребительский спрос. Их использование – компромиссный вариант с точки зрения концепции бережливого производства.

5. Контрольные показатели

Оценивают эффективность организации на двух уровнях: на уровне отдела / организации в целом и на уровне команды / отдельного сотрудника.

6. Планерки

Короткие утренние совещания, помогающие равномерно распределить рабочую нагрузку на день и ставить перед всеми сотрудниками общие цели.

7. Кайдзен-мероприятия

Спланированные и сфокусированные действия команды с целью быстрой оптимизации определенного потока создания ценности или рабочей зоны при помощи инструментов и методов бережливого производства.

8. Удовлетворение потребительского спроса – карта будущего состояния потока создания ценности

Карта потока создания ценности с обозначенными на ней инструментами удовлетворения потребительского спроса.

1. Принципы 5S

5S – это система принципов, позволяющих постоянно поддерживать чистоту и порядок в офисе, обеспечить безопасность сотрудников и одновременно создать фундамент для построения бережливого офиса. Первые три принципа из пяти рекомендуется внедрять прямо сейчас (первая часть книги), а четвертый и пятый – на этапе, описанном во второй части книги. Поскольку впоследствии в целевых рабочих зонах, скорее всего, произойдут определенные перемены, мы считаем нецелесообразным внедрять последние два S уже сейчас.

Система принципов 5S:

1. Сортируй

Не уверен – откажись!

2. Соблюдай порядок

Свое место для каждого предмета и каждый предмет на своем месте!

3. Содержи в чистоте

Чистота – залог бережливости!

4. Стандартизируй

Стандартизация – основа любых улучшений!

5. Сохрани достигнутое

Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и преуспеть!

Пять S позволяют создать условия, в которых сотрудники могут принимать активное участие в создании бережливого офиса. Эту систему можно применить как к целому отделу, так и к пилотному проекту по бережливому производству. Она проста для понимания, ее легко реализовать, и каждый может принять участие в ее воплощении. Более подробную информацию о применении системы 5S в офисе вы найдете в книгах 5S для офиса: 5S в офисе вы найдете в книгах «5S для офиса» (5S for the Office)[1] и Руководство по 5S для бережливого офиса (5S Lean Office User's Guide), которые представлены на сайте http://www.theleanstore.com.

1. Сортируй

Не уверен – откажись!

Этот этап предполагает исключение из целевой зоны предметов, которые не использовались в течение определенного периода времени и которые не предполагается использовать в дальнейшем. Для этого команде или сотруднику требуется предпринять следующие шаги:

а) Определить карантинную зону (место временного размещения) ненужных предметов.

б) Выработать критерий отбора предметов, ненужных в данной рабочей зоне. Рекомендуется удалить все предметы, которые не использовались более трех месяцев.

в) Выявить лишние предметы в рабочей зоне и прикрепить к ним красные бирки.

Примечание. В системе здравоохранения следует использовать бирки другого цвета, поскольку красный обозначает опасность.

г) Переместить предметы с красными бирками в карантинную зону.

д) Определить дальнейшие действия в отношении предметов с бирками. Возможные варианты: вернуть в рабочую зону, уничтожить, пожертвовать на благотворительность.

е) Разместить на видном месте элемент визуального контроля – круг 5S – и сделать отметку в первом секторе – «Сортируй».

2. Соблюдай порядок

Свое место для каждого предмета и каждый предмет на своем месте!