Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

• установить стандартный темп работы, в соответствии с которым сотрудники могут планировать свое время, а руководство оценивать результаты их работы.

Время такта рассчитывается по следующей формуле:

Время такта для потока создания ценности рассчитывается в три шага:

1. Соберите соответствующую информацию о потребительском спросе, а именно о требуемом объеме работы в день. Рекомендуемая последовательность действий:

• собрать данные за прошедший период – не менее чем за один месяц, но лучше за три;

• определить спрос за прошедший период времени (не менее чем за один месяц);

• собрать информацию за достаточно длительный период, чтобы принять в учет колебания спроса.

В приведенной ниже таблице представлена информация по трем потокам создания ценности. Так, в потоке «Замена масла» спрос составил 3840 обращений в течение трех месяцев.

Получив данные об объеме потребительского спроса, переходим ко второму шагу.

2. Определите внутренний ресурс рабочего времени.

Например:

Общее рабочее время:

понедельник – пятница с 7.00 до 19.00 = 12 часов/день = 60 часов/неделя

суббота – воскресенье с 8.00 до 18.00 = 10 часов/день = 20 часов/неделя

Итого: 80 часов в неделю

4 недели/месяц (в среднем) × 80 часов/неделю = 320 часов/месяц.

320 часов/месяц × 3 месяца = 960 часов общего рабочего времени (960 часов × 60 минут) = 57 600 минут общего рабочего времени за три месяца

Чистое рабочее время – это общее рабочее время за вычетом времени на совещания, перерывы и иные виды деятельности, не создающие ценности. Распорядок рабочего дня в офисе может выглядеть так:

Чистое рабочее время составляет:

80 мин + 135 мин + 90 мин + 150 мин = 455 минут чистого рабочего времени в день

Вычисления также можно производить путем вычитания:

9 часов (с 8.00 до 17.00) × 60 минут = 540 минут рабочего времени

10 мин (утреннее совещание) + 15 мин (перерыв) + 30 мин (обеденный перерыв) + 15 мин (перерыв) + 15 мин (выполнение задач 5S) = 85 минут

540 мин – 85 мин = 455 минут чистого рабочего времени в день

В определенные дни количество чистого рабочего времени может колебаться, но это не должно влиять на произведенные расчеты. Важно определить фактически доступное время для работы с потоком создания ценности. Следует помнить, что чистое рабочее время:

• помогает осознать важность понятия времени для организации;

• отражает объем времени, которое фактически доступно для создания ценности.

3. Используйте приведенную выше формулу, чтобы рассчитать время такта:

Время такта 15 минут – это время, за которое автосервис должен произвести замену масла (его производительная способность). При этом необходимо сбалансировать время такта для потребительского спроса на другие услуги, чтобы оптимальным образом координировать работу сотрудников, использовать оборудование и расходовать ресурсы.

После того как время такта найдено, необходимо сделать все возможное, чтобы соблюдать этот показатель. Для этого служат инструменты бережливого производства.

Что касается административных процессов, для них время такта нельзя рассчитать со стопроцентной точностью. Решение проблемы – поиск определенной поддающейся измерению единицы работы, которую можно использовать для задания темпа рабочим процессам и составления графиков в соответствии с конкретным доступным объемом времени.

Время такта позволит вам оценить объем рабочего времени, необходимого для удовлетворения потребительского спроса. Кроме того, данный показатель отражает объем работы, которую требуется выполнить для обслуживания одного клиента. После вычисления времени такта для определенного потока создания ценности следует перейти к расчету питча, который позволяет «группировать» или «отмерять» работу. Это необходимо для разработки карты будущего состояния потока создания ценности и плана по оптимизации производственного потока.

Ниже приведены несколько примеров времени такта для разных отраслей:

Время такта позволяет:

• задать темп для выполнения требуемого количества работы;

• использовать стандартные единицы работы;

• рассчитать питч, который является оптимальным инструментом для создания непрерывного потока;

• сбалансировать использование ресурсов на случай изменения потребительского спроса.

3. Питч

Питч – это оптимальное количество времени для продвижения определенного количества (объема) работы через поток создания ценности. Дополнительные характеристики питча:

• кратен времени такта;