Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Привлечение буферных и страховых ресурсов – это временная мера, позволяющая удовлетворить потребительский спрос. В бережливом офисе она рассматривается в качестве компромиссного варианта. Дополнительные ресурсы следует использовать только в экстренных случаях, и надо отказываться от них, как только будут обнаружены и устранены потери в соответствующем производственном процессе.

Бережливый офис должен располагать буферными ресурсами, чтобы быть готовым к колебаниям потребительского спроса. К примеру, при снижении процентных ставок на 1/4 пункта высока вероятность временного увеличения количества заявок на ипотечное кредитование. Приток новой работы возникнет помимо уже имеющихся объемов. Хорошим решением в такой ситуации будет временно привлечь к обработке заявок дополнительных сотрудников (буферный ресурс) с целью удовлетворить возникший скачок спроса. При принятии решения об использовании буферных ресурсов лидер проекта должен проанализировать имеющуюся у него информацию, чтобы определить обоснованность такого решения. Кроме того, всегда следует заранее обозначить период, на который буферные ресурсы привлекаются.

Страховые ресурсы используются в бережливом офисе в случае возникновения внутренних проблем или снижения эффективности работы, что препятствует удовлетворению потребительского спроса. При принятии решения об использовании страховых ресурсов лидер проекта должен проанализировать имеющуюся у него информацию, чтобы определить обоснованность такого решения. Для страховых ресурсов также важно заранее обозначить период, на который они привлекаются.

Некоторые примеры буферных и страховых ресурсов:

• сверхурочная работа;

• наем временных сотрудников;

• заключение гражданско-правовых договоров с требуемыми специалистами;

• привлечение к работе сотрудников, вышедших на пенсию, или добровольцев;

• постановка временных задач перед другими подразделениями внутри компании;

• непосредственное участие линейных руководителей и менеджеров в решении возникших задач;

• изменение графика работы – возможно, кто-то из сотрудников сможет работать до 19.00 на текущей неделе, а на следующей неделе ему можно предоставить дополнительный выходной.

Использовать буферные и страховые ресурсы следует достаточно осторожно и с определенной долей изобретательности. Их следует привлекать с минимальными затратами для организации и строго учитывать по мере использования. Одновременно следует продолжить внедрение инструментов бережливого производства, чтобы потребности в дополнительных ресурсах больше не возникало.

Преимущества буферных и страховых ресурсов:

• позволяют отдавать приоритет потребительскому спросу и удовлетворять его;

• для уменьшения потребности в дополнительных ресурсах применяют технику кайдзен;

• предотвращают «выгорание» сотрудников на работе и помогают снизить уровень стресса в офисе;

• помогают выровнять рабочую нагрузку при увеличении объемов работы.

5. Контрольные показатели эффективности

Различают контрольные показатели двух уровней: показатели для отдела или организации и показатели для сотрудника, выполняющего работу по созданию ценности. Оба вида показателей должны быть взаимосвязаны. Если диетолог (сотрудник) службы питания больницы собирает данные о количестве жалоб на этаж по каждой из назначенных диет, а самой службе питания требуется информация о количестве порций, не съеденных больными (лишние расходы больницы), возникает противоречие. Информация, которую отслеживает сотрудник, и задачи организации по совершенствованию своей деятельности должны быть взаимосвязаны.

Чтобы создать и внедрить контрольные показатели эффективности, необходимо выполнить следующие восемь шагов:

1. Перечитайте устав команды, чтобы понять стратегию дальнейшей работы

Следует убедиться в согласии лидера проекта с объектом и задачами контроля. Это имеет первостепенное значения для любых инициатив по внедрению концепции бережливого производства.

2. Оцените работу офиса с точки зрения концепции бережливого производства

Такая оценка поможет вам составить общее представление о том, на каком этапе пути по внедрению системы бережливого производства вы находитесь. Результаты оценки можно отобразить в виде лепестковой диаграммы, как показано в примере ниже. Методику оценки см. в приложении А.

3. Выберите необходимые показатели

Выбор показателей для конкретной административной зоны во многом определяется особенностями организации. На него также могут влиять требования потребителя и других заинтересованных сторон по совершенствованию работы компании. Все эти параметры должны быть согласованы с лидером проекта и затем доведены до членов команды через устав.

4. Согласуйте выбранные показатели с руководством