Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Члены команды (при посредничестве лидера) должны поэтапно обсудить и согласовать выбранные показатели с руководством организации. Обмен предложениями и мнениями может продолжаться до тех пор, пока не будет найдена общая точка зрения.

5. Рассчитайте контрольные значения показателей

На карте текущего состояния потока создания ценности представлены данные об общем времени обработки заказа и общем времени ожидания. Команда должна ответить на следующие вопросы:

• Кто будет ответственным за документирование измерений?

• Как часто следует проверять значения показателей?

• В какой форме должна быть представлена полученная информация?

• Кому будут представляться отчеты по результатам проверки?

• Где следует разместить графики или иные визуальные средства представления результатов проверки?

6. Обозначьте целевые значения для каждого из показателей

И снова поэтапно обсудите данный вопрос с руководством. Целевые показатели должны быть реалистичными и достижимыми. В противном случае вы можете не добиться желаемых результатов. По мере достижения поставленных целей команды будут действовать все активнее и активнее, поскольку люди начнут чувствовать, что они контролируют свою работу и вносят в нее значимый вклад.

7. Представьте показатели эффективности в наглядной форме

Если показатели не представлены в наглядной форме, их использование не принесет никаких результатов! Практикуйте «либеральный подход к распространению информации». Вывешивайте показатели для всеобщего ознакомления и делайте рядом соответствующие отметки. Это будет способствовать повышению заинтересованности сотрудников в работе.

8. Продолжайте отслеживать показатели, совершенствовать процессы и информировать всех о достигнутых результатах

Преимущества системы контрольных показателей:

• позволяет объединить команду и задать направление на пути к общей цели;

• подчеркивает значимость непрерывного совершенствования бизнес-процессов;

• способствует более успешной работе сотрудников в команде;

• помогает усовершенствовать работу организации во всех сферах и при непосредственном участии сотрудников.

6. Планерки

Планерки (короткие совещания, как правило, утренние) проводятся с целью распределить объем работы на день и поставить общие задачи. Такие совещания служат постоянным (ежедневным) напоминанием о тех вопросах, которые находятся под непрерывным контролем (т. е. о контрольных показателях, а также необходимости оказания поддержки в случае прогнозируемого увеличения потребительского спроса).

Проводить планерки следует с самого начала проекта по созданию бережливого офиса. Это позволит повысить взаимообмен информацией и степень участия сотрудников. На первоначальном этапе проводить совещание должен старший сотрудник или руководитель отдела. Со временем эту обязанность можно начать передавать каждому из сотрудников по очереди.

Ниже приведены несколько рекомендаций по проведению планерок:

• Проводите совещания по утрам в течение не более 10 минут. Это позволит всем получить информацию о задачах на день, возможных проблемах, текущих вопросах и отметить отсутствующих.

• Готовьтесь к совещанию вечером предыдущего дня или утром до его начала.

• Передавайте обязанности по приему телефонных звонков, ранних посетителей, больных и т. п. сотрудникам по очереди, чтобы у каждого была возможность посещать утренние совещания. При этом не должно возникать никаких задержек и перерывов в обслуживании клиентов.

• Начинайте планерку с позитивной информации: например, сообщите о выполнении того или иного показателя накануне, о визите клиента или похвалы в адрес сотрудника, преуспевшего в построении бережливого офиса.

• Не допускайте прерывания совещаний.

• Старайтесь сконцентрировать внимание сотрудников на работе, запланированной на текущий день, чтобы они не думали о том, что произошло вечером предыдущего дня или утром по дороге в офис.

• Обсудите контрольные показатели и основные тенденции.

Короткие совещания имеют огромное значение для повышения мотивации сотрудников, а также признания их достижений и результатов работы. Они становятся особенно важными, когда система бережливого офиса начинает функционировать.

Преимущества утренних планерок:

• позволяют задать вектор работы команды в начале рабочего дня;

• позволяют обсудить имеющиеся вопросы в начале дня и предотвратить проблемы с коммуникацией в течение дня;

• позволяют сообщить всем новости компании;

• позволяют обсудить контрольные показатели;

• позволяют быстро обучать сотрудников (например, новым операциям и т. д.).

7. Кайдзен-мероприятия