Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

На данном этапе определяется местоположение каждого предмета путем прикрепления бирок или нанесения соответствующих меток. Команда или сотрудник должны предпринять следующие шаги:

а) Выделить зоны общего пользования, прикрепить ярлыки к шкафам и ящикам и идентифицировать все предметы в выбранной зоне.

б) Разработать «Контрольные вопросы для наведения порядка» в качестве руководства к действию для команды.

в) Разработать определенный стандарт для выбранной зоны, который можно использовать в случае, если предмет находится не на своем месте или не был возвращен на отведенное ему место. Если что-то отсутствует, это должно сразу бросаться в глаза. На каждом предмете должна быть соответствующая метка, указывающая на отведенное ему место.

г) Через 1–2 недели наведения порядка сделать отметку во втором секторе круга 5S – «Соблюдай порядок».

3. Содержи в чистоте

Чистота – залог бережливости!

Этот этап предполагает уборку офисного помещения и разработку последовательности действий, позволяющих постоянно поддерживать чистоту в целевой зоне. Под уборкой подразумевается широкий спектр действий – от чистки клавиатуры до ежемесячного мытья ковров на полу. Команда должна провести генеральную уборку, а затем разработать план мероприятий по поддержанию чистоты. Для этого необходимо сделать следующее:

а) Выделить время для генеральной уборки.

б) Составить план мероприятий по уборке по системе 5S.

в) Сделать отметку в третьем секторе круга 5S – «Содержи в чистоте».

Внедрение 5S требует коллективных усилий, однако каждый сотрудник по отдельности также должен принимать активное участие в процессе, если речь заходит о его собственном рабочем месте. Следует определить объекты уборки, методы поддержания чистоты и назначить ответственных за это сотрудников. Контролировать выполнение конкретных задач можно при помощи специально созданной схемы.

Следуйте первым трем принципам системы 5S в процессе создания рассматриваемого в данной главе участка карты будущего состояния потока создания ценности. Скорее всего, на данном этапе в рабочих зонах произойдут существенные изменения, поскольку создание бережливого офиса без этого невозможно. Поэтому пока мы не рекомендуем сразу переходить к четвертому принципу – «Стандартизируй». Желательно создать технологическую карту или контрольный лист и указать в нем, как именно и где следует выполнять первые три шага. Карта/лист станет своего рода предшественником четвертого S. Далее мы расскажем о последних двух принципах, чтобы не нарушать логику изложения. Тем не менее, к их внедрению рекомендуется переходить лишь после перепланировки офиса, которая описывается во второй части книги.

4. Стандартизируй

Стандартизация – основа любых улучшений!

Стандартизация предполагает введение правил, призванных обеспечить в офисе чистоту и порядок. Она также подразумевает, что разработанные стандарты будут понятными и будут представлены в наглядной форме. Команда и сотрудники должны сделать следующее:

а) Определить целевую зону.

б) Выделить конкретные задачи и участки, на которых они должны выполняться. Составить список.

в) Определить исполнителя для каждой из задач. Внести в список.

г) Определить периодичность выполнения задач, подумать о необходимых материалах. Внести данные в список.

д) Поместить список на видном месте в целевой зоне.

е) Сделать отметку в четвертом секторе круга 5S – «Стандартизируй».

5. Сохрани достигнутое

Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и преуспеть!

Пятый принцип предусматривает обучение сотрудников и обсуждение с ними всех нововведений с тем, чтобы разработанные стандарты соблюдались и дальше. Его суть можно передать фразой: «Каждое достижение следует сохранить путем самодисциплины». Важно создать благоприятную атмосферу для обучения, чтобы помочь тем, кто посещает тренинги, поскольку получаемая ими информация может быть непосредственно связана с их работой. Команда и сотрудники должны предпринять следующие шаги:

а) Составить матрицу обучения 5S.

б) Осуществлять регулярный контроль за внедрением 5S в офисе.

Офис похож на живой организм – он постоянно растет и изменяется. Система 5S должна адаптироваться по мере появления новых и ухода старых сотрудников, изменения деловой конъюнктуры и развития технологий. 5S – основа бережливого офиса.

в) Сделать отметку в пятом секторе круга 5S – «Сохрани достигнутое».

2. Время такта

Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребительского спроса. Этот показатель позволяет:

• соотнести темп работы сотрудников с темпом потребительского спроса – офис работает, как метроном, поддерживающий нужный темп при игре на музыкальном инструменте;

• сфокусировать внимание на потребительском спросе;