Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Карта целей объединяет корпоративные цели с целями конкретного отдела и его работников и является первым шагом к вовлечению всех сотрудников в деятельность компании. В конце концов, каждый сотрудник вносит свой вклад в работу организации.

Как выглядит карта целей

Типичная карта целей представляет собой достаточно плотный лист бумаги размером 20×28 см, сложенный буклетом. Таким образом, у карты имеется шесть сторон, на которых можно разместить необходимую информацию.

Руководство компании занимается подготовкой содержимого для трех внешних сторон карты. Сторона А служит титульной страницей буклета. На стороне Б приводится краткое описание самой карты, его обычно пишет старший менеджер организации. На обороте буклета – стороне В – даются ссылки на стратегический план компании.

Внутри карты описываются стратегия компании, ее цели в рамках проекта по созданию бережливого офиса и цели соответствующей структурной единицы (подразделения или отдела). Кроме того, на одной из сторон каждый сотрудник может перечислить свои личные цели или цели команды, в которой он состоит. Последнее зависит от принятой в организации системы оценки результатов работы.

Разрабатывая карту целей, помните о том, что ее дизайн должен быть простым и удобным. Любая карта должна легко читаться и использоваться.

Семь шагов к созданию карты целей:

1. Сформулируйте стратегию перехода к бережливому офису.

2. Сформулируйте цели.

3. Создайте карту целей.

4. Проведите презентацию стратегии, целей и путей их достижения.

5. Интегрируйте личные и командные цели.

6. Поставьте карту целей на видное место.

7. Отслеживайте достижения сотрудников.

1. Сформулируйте стратегию перехода к бережливому офису

Организации используют стратегические планы уже многие годы, но лишь в последние десять лет компании рассказывают о стратегии своим сотрудникам. Карта целей фокусирует внимание на всех бизнес-процессах, которые помогают организации достичь успеха посредством стратегического планирования. Стратегия построения бережливого офиса отличается от других стратегий в следующих аспектах:

• ее цель – создать и развить у компании конкурентное преимущество;

• в основе этого преимущества лежит совершенствование системы управления процессами;

• совершенствование должно быть непрерывным;

• цель совершенствования – устранение потерь с точки зрения потребителя;

• успех достигается путем вовлечения в перемены всех заинтересованных сторон, включая сотрудников организации, ее клиентов и поставщиков.

У компаний мирового уровня непременно есть четко сформулированная бизнес-стратегия. Она будет отличаться от организации к организации, но ядро всех стратегий составляют такие понятия, как рост, качество товара или услуги, надежность, быстрота выполнения заказа, гибкость, удовлетворенность заказчика и сотрудников. Обычно стратегия формулируется в виде краткого резюме (в котором сформулированы основные характеристики компании), после чего перечисляются основные цели. Кроме того, она должна включать перечень принципов, в соответствии с которыми будет идти ее реализация. Эти принципы не должны противоречить общему плану развития компании.

Если стратегия не умещается на одной печатной странице, тогда она слишком длинная. Если рядовой сотрудник ее не понимает – она слишком сложная. В кратком резюме должны быть затронуты только ключевые моменты, оно должно служить в качестве ориентира. Правильно сформулированная стратегия – это фундамент для дальнейшей постановки целей.

2. Сформулируйте цели

Стратегия бесполезна, если не выбрано направление. Решить эту проблему можно при помощи нескольких крупных целей, которые легко поддаются измерению. Большинство организаций добиваются успеха через постановку целей четырех основных типов:

• повышение потребительской удовлетворенности;

• рост финансовых показателей (доли рынка);

• совершенствование процессов;

• развитие организационного обучения.

В зависимости от отрасли в этот перечень можно добавить еще один-два типа целей. К примеру, в сфере здравоохранения сюда можно включить удовлетворенность и безопасность пациента, уровень смертности, заболеваемости и т. д.

Совершенствование процессов полезно разбить на три составляющих: повышение качества, производительности и снижение затрат. Цели придают корпоративной стратегии конкретные очертания. Поэтому они должны быть четко сформулированы. Например, цель может звучать так: «Повысить потребительскую удовлетворенность». Но к этому стремятся все. Хорошо сформулированная цель определяет развитие организации и включает конкретные показатели качества, способа исполнения и сроков. Возьмем, к примеру, повышение удовлетворенности пациентов. Тогда соответствующие цели могут звучать следующим образом:

• сократить время ожидания пациентов на 10 % в течение шести месяцев;

• усовершенствовать систему круглосуточной записи пациентов на прием, уменьшив в течение трех месяцев количество отменяемых визитов до 10 % и менее;

• сократить к 31 декабря количество ошибок при выставлении счетов пациентам до 2 % и менее;