Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Глава 12 Визуальный офис и защита от ошибок Продолжайте совершенствование

О чем эта глава

В этой главе рассказывается о том, как создать визуальную систему обмена информацией, которая будет обеспечивать соблюдение рабочих стандартов и следить за тем, чтобы любая работа выполнялась согласно графику и без ошибок. Также мы обсудим системы визуального оповещения сотрудников о несоответствиях.

Система визуального контроля позволит:

• обеспечить внедрение и активное использование принципов 5S;

• непрерывно совершенствовать все процессы в нужном направлении при помощи визуальных показателей эффективности;

• повысить производительность офиса;

• уменьшить количество ошибок и устранить уже допущенные;

• сократить стресс.

Зачем нужны средства визуального контроля?

Средства визуального контроля являются частью визуальной системы обмена информацией, которая обеспечивает соблюдение рабочих стандартов и выполнение работы согласно графику и без ошибок. Разработка подобных средств должна осуществляться одновременно с внедрением любых инструментов, способствующих совершенствованию административных процессов.

Семь шагов к созданию визуального офиса:

1. Сформируйте и обучите команду по созданию визуального офиса.

2. Разработайте план построения визуального офиса.

3. Начните реализацию плана.

4. Обеспечьте внедрение системы 5S.

5. Стандартизируйте визуальные показатели.

6. Стандартизируйте средства визуализации информации.

7. Стандартизируйте средства визуального контроля.

1. Сформируйте и обучите команду по созданию визуального офиса

Как правило, команда по созданию бережливого офиса уделяет недостаточно внимания разработке и внедрению средств визуального контроля и информирования. Поэтому работу в этом крайне важном направлении следует поручить отдельной команде сотрудников, которую можно сформировать из числа членов команды по созданию бережливого офиса. В задачи новой команды будет входить:

• создание мест для расположения средств визуального информирования и рабочих стандартов;

• разработка визуальных показателей эффективности (ВПЭ), средств визуализации информации (СВИ) и средств визуального контроля (СВК);

• разработка стандартов для всех компонентов визуальной системы обмена информацией (место расположения, обновление, оформление и т. д.).

2. Разработайте план построения визуального офиса

Основная команда должна определить зоны, в которых будут располагаться компоненты визуальной системы обмена информацией (т. е. ВПЭ, СВИ и/или СВК), а также разработать план обучения персонала и внедрения новых средств на практике. Осуществляйте планирование при помощи контрольного листка по созданию визуального офиса.

3. Начните реализацию плана

При создании средств информирования члены команды должны опираться на план, разработанный во втором пункте. В дальнейшем СВИ можно в любой момент превратить в средства визуального контроля.

4. Обеспечьте внедрение системы 5S

Отдельные группы, отделы, подразделения и т. д. могут находиться на разных стадиях внедрения 5S. Подумайте над тем, чтобы создать общеорганизационную команду по 5S, в которую вошли бы специалисты разных направлений. В обязанности такой команды будет входить оценка текущей ситуации и дальнейшее внедрение 5S во всей организации, а также разработка дополнительных средств визуального информирования.

5. Стандартизируйте визуальные показатели эффективности

Показатели эффективности следует определять на основе карты целей, устава команды и других показателей, которые имеют существенное значение для организации. ВПЭ следует стандартизировать по следующим параметрам:

• собираемым данным (должны быть доступны для понимания и интерпретации);

• релевантности по отношению к измеряемым характеристикам;

• методам сбора данных (должны быть простыми с точки зрения работников офиса, если это возможно).

Визуальные показатели обязательно должны обладать следующими характеристиками:

• должны быть напрямую связаны со стратегией компании;

• должны носить нефинансовый характер;

• должны быть специально разработаны для рабочей зоны, процесса и т. д.;

• должны изменяться во времени;

• должны легко измеряться и распространяться;

• должны отражать текущее положение дел;

• должны служить средством мотивации команды / отдельного работника.

6. Стандартизируйте средства визуализации информации

Средства визуализации информации способны сказать многое о безопасности и условиях труда, а также о других аспектах деятельности организации. В качестве СВИ часто используют плакаты.

7. Стандартизируйте средства визуального контроля