Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

• Один рисунок стоит тысячи слов. В этом и заключается суть визуального офиса. Если рисунок, диаграмма и/или фотография расположены там, где нужно, тогда, когда нужно, и обеспечивают соблюдение стандартов, принятых в отношении работы или услуги, то вы не зря потратили время и силы на их создание.

• Средства визуализации информации и контроля должны разрабатываться одновременно с внедрением любых инструментов бережливого производства.

• Использование средств визуализации информации начинается с того, что перед первым совещанием команды по созданию бережливого офиса в рабочей зоне, которую предполагается совершенствовать, вывешиваются устав команды и план совещания.

• Средства визуального контроля – это инструменты для обеспечения принципа «точно вовремя».

• Следите за тем, чтобы средства визуального контроля регулярно обновлялись одновременно с другими инструментами бережливого офиса.

• Внедряйте устройства защиты от ошибок во все совершенствуемые процессы.

Приложение А Оценка бережливого офиса

Оценка бережливого офиса дает четкое представление о том, что нуждается в улучшении и исправлении с учетом бережливых методов работы. Проведите оценку бережливого офиса с участием внутренней команды, руководителя проекта и/или приглашенного консультанта.

Оценка бережливого офиса включает три этапа:

1. Подсчет баллов.

2. Оценка состояния.

3. Планирование и внедрение изменений.

Этап 1. Подсчет баллов

Баллы (от 0 до 4) заносятся в соответствующую ячейку таблицы. Если какое-то понятие или инструмент не применимы или не актуальны на данном участке, в ячейке ставится пометка «н/п» (не применяется).

Общие принципы:

• В графе «Комментарии/предложения» опишите уникальные особенности организации вашего офиса, чтобы данные сведения были под рукой при оценке работы в дальнейшем.

• Работая в группе, не завышайте оценки – ведь вы только приступаете к построению бережливого офиса.

• Рабочие зоны, которые упоминаются в данном документе, могут представлять собой подразделение, отдельный поток создания ценности или организацию в целом.

Люди, которые заполняют оценочные листы, должны оценить каждое направление работы в баллах, стараясь наилучшим образом определить положение дел.

Используйте следующие 10 страниц для оценки бережливого офиса.

Этап 2. Оценка состояния

Этот этап включает три ступени.

1. Представьте оценки в виде лепестковой диаграммы и соедините крайние точки между собой.

2. Заполните бланк итоговой оценки бережливого офиса, занося средний балл за каждое направление работы с диаграммы в соответствующую графу. Эти данные послужат точкой отсчета для нынешней и последующих оценок.

3. Определите свой уровень по оценочной шкале.

Этап 3. Планирование и внедрение изменений

Теперь, когда вы сравнили уровень своей организации с мировыми стандартами, воспользуйтесь базовыми принципами совершенствования бережливого офиса.

Приложение Б Выявление потерь

Проверки с целью выявления потерь проводятся с участием команды. В конце раздела даны две вспомогательные формы, которые помогут вам в проведении таких проверок. Они содержат перечень вопросов, на основе которых можно разработать более детальный вопросник с учетом особенностей конкретного участка работы. Данный инструмент используется после составления карты текущего состояния потока создания ценности. Он поможет разработать карту будущего состояния потока создания ценности, свободного от потерь.

Существует семь видов потерь, которые дорого обходятся организации. Вот они:

1. Перепроизводство.

2. Ожидание.

3. Движения.

4. Транспортировка.

5. Излишняя обработка.

6. Запасы.

7. Дефекты.

Нередко в той или иной деятельности вы можете найти несколько видов потерь. Не зацикливайтесь на этом. Главное – понять, что потери есть. Все, что увеличивает время или затраты, не добавляя ценности, представляет собой потери. Устранение потерь позволяет добиться следующего:

• Сократить затраты организации.

• Уменьшить время ожидания в очереди между операциями.

• Повысить производительность работы офиса.

• Повысить качество.

• Повысить конкурентоспособность организации.

• Стимулировать работу в команде и привлечь сотрудников к участию в процессе.

Устранение потерь можно вести везде, в любом процессе, виде деятельности или потоке создания ценности.

1. Перепроизводство

Перепроизводство означает, что вы начали выполнять работу или оказывать услуги прежде, чем в этом возникла необходимость. Это самый масштабный вид потерь, потому что перепроизводство вызывает множество других потерь. К примеру, если вы готовите для потребителя коммерческое предложение, но с его стороны не было запроса, ваши потери наверняка включают также лишнюю обработку, лишнюю транспортировку, лишние движения и т. д., не говоря уже о потерях при сборе информации.

Примеры перепроизводства:

• составление никому не нужных отчетов;

• изготовление лишних копий;