Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

• маркировка документов;

• бережливые методы отчетности и коммуникации;

• выравнивание объема работ;

• кайдзен-мероприятия;

• методы сбора информации;

• визуальный контроль;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает излишняя обработка. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

6. Запасы

Кипы бумаг и запасы принадлежностей и расходных материалов – это тоже потери. К запасам можно отнести и время. Потребители/пациенты, ожидающие обслуживания, тоже могут рассматриваться как запасы.

Примеры избытка запасов:

• документы, ожидающие утверждения или подписи;

• документы, ожидающие, когда работу закончат другие;

• закупка избыточного количества канцелярских принадлежностей;

• устаревшие документы;

• устаревшее офисное оборудование;

• пациенты, ожидающие в очереди.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• 5S;

• карты потока создания ценности;

• стандартизированная работа;

• визуальный контроль;

• система вытягивания;

• канбан для канцелярских принадлежностей;

• хейдзунка – выравнивание;

• время цикла;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает избыток запасов. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

7. Дефекты

К этой категории потерь относятся те виды обработки, которые нужны для исправления дефектов. С дефектами (внешними, внутренними) приходится разбираться, что не добавляет ценности продукту. Следует уяснить, что лучше выполнить работу правильно с первого раза, чем переделывать ее, исправляя дефекты и устраняя проблемы. Переделка представляет собой потери, она повышает затраты и в итоге снижает прибыль.

Примеры потерь, связанных с дефектами:

• ошибки при вводе данных;

• ошибки при расчете цен и формировании ценовых предложений;

• передача на следующую операцию неполного комплекта документов;

• потерянные файлы и записи;

• неправильная информация в документах.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• предсказуемый результат;

• визуальный контроль;

• защита от ошибок;

• офисная файловая система;

• остановки и незапланированные задания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникают дефекты. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

8. Нерациональное использование умений и навыков людей

Вам будет часто встречаться и восьмой вид потерь – нереализованный в полной мере потенциал людей. Составьте список процессов, в которых, на ваш взгляд, не в полной мере реализуется потенциал людей. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Таким образом, мы коротко определили каждый вид потерь и инструменты, которые применяются для их устранения. Теперь постарайтесь ответить на следующие вопросы:

1. С чего начать, чтобы дать всем сотрудникам организации представление о потерях и их видах?

2. От какого вида потерь вам проще всего избавиться?

3. Что можно сделать в ближайшее время, чтобы повысить удовлетворенность потребителя?

Следующие страницы приложения помогут вам в дальнейшей работе по применению инструментов бережливого производства для выявления и устранения потерь.

Приложение В Шесть сигм

Шесть сигм – это современный метод решения проблем, позволяющий повысить результативность и предсказуемость бизнес-процессов. Шесть сигм представляют собой структурированный процесс принятия решений и управления на основе данных. Основа метода – совершенствование процессов за счет понимания и контроля вариации.

Строго говоря, термин «шесть сигм» обозначает показатель качества, которое приближается к идеалу. Чтобы выявить дефекты в процессе, услуге или товаре, снизить вариабельность и максимально приблизиться к уровню «ноль дефектов», в методе «шесть сигм» используются данные и строгий статистический анализ.

Если мы не достигаем показателя качества шесть сигм, это означает, что:

• каждый час Почтовая служба США теряет 16 000 отправлений;

• ежедневно две посадки в международном аэропорту О'Хара в Чикаго проходят в нештатном режиме;

• 32 000 пропущенных ударов сердца на человека в год;

• 20 000 ошибочных назначений лекарственных препаратов в США в год;

• 22 000 ошибок в номере банковского счета в США каждый час;

• 50 брошенных новорожденных младенцев в США в день.