Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

• один и тот же документ отправляется адресату по почте и одновременно пересылается по факсу и в электронном виде;

• многократное внесение одних и тех же данных в рабочую документацию или бланки.

Чтобы устранить такие потери, используются следующие инструменты бережливого офиса:

• время такта;

• методы сбора информации;

• питч;

• стандартизированная работа;

• выравнивание или хейдзунка;

• предсказуемый результат;

• непрерывный поток;

• система вытягивания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает перепроизводство. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

2. Ожидание (время в очереди)

Любое ожидание – идет ли речь о человеке, подписи, информации или о чем-то ином – представляет собой потери. Выявление и устранение таких потерь – одна из самых простых задач. Мы часто не воспринимаем документ, который лежит в лотке для бумаг, как потери. Но сколько раз мы рылись в лотке, чтобы найти его? Сколько раз вы берете бумагу в руки, прежде чем доведете дело до конца? Чтобы устранить этот вид потерь, нужна система, которая помогает своевременно закончить работу, подшить документ в соответствующую папку или выбросить.

Примеры потерь, связанных с ожиданием:

• лишние подписи и утверждения;

• зависимость от других при выполнении задач;

• задержки при получении информации;

• проблемы, связанные с разными версиями компьютерных программ;

• нечеткое распределение зон ответственности между подразделениями.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• карты потока создания ценности;

• 5S;

• методы сбора данных;

• бережливые методы отчетности и коммуникации;

• питч;

• выравнивание объема работ;

• система курьеров;

• офисная файловая система;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает ожидание. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

3. Движения

Любые перемещения людей, бумаг, электронной информации (электронная почта и т. п.), которые не добавляют ценности, представляют собой потери. Они могут быть вызваны неудачной планировкой офиса, неэффективным оборудованием, складированием канцелярских принадлежностей в слишком отдаленном месте и т. д.

Примеры лишних движений:

• поиск нужных файлов в компьютере;

• поиск нужных документов и папок;

• поиск информации в инструкциях и руководствах;

• перемещение документов на следующую операцию или в другой отдел вручную.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• 5S;

• планировка офиса;

• маркировка документов;

• офисная файловая система;

• принцип «точно вовремя»;

• канбан для канцелярских принадлежностей;

• система вытягивания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникают лишние движения. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

4. Транспортировка

Транспортировка – неотъемлемая составляющая процесса работы. Она обеспечивает своевременное поступление работы в пределах офиса. В данном случае речь идет о перемещении работы, которое не добавляет ценности.

Примеры лишней транспортировки:

• распространение и доставка ненужных документов;

• ненужная регистрация и подшивка документов;

• устаревшие списки адресатов электронных рассылок.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• 5S;

• планировка офиса;

• маркировка документов;

• выравнивание объема работ;

• система курьеров;

• офисная файловая систем;

• непрерывный поток;

• практические семинары по кайдзен;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает лишняя транспортировка. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

5. Излишняя обработка

Лишние операции или избыточные усилия при выполнении работы, которые не нужны внутреннему или внешнему потребителю. Излишняя обработка не добавляет ценности для потребителя, и тот не должен платить за нее.

Примеры излишней обработки:

• дублирование отчетности и информации;

• повторный ввод данных;

• изменение методов передачи информации между операциями или между подразделениями;

• постоянный пересмотр и изменение документации.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• карты потока создания ценности;

• стандартизированная работа;