Читаем Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты полностью

Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты

Участники лучше поймут суть повестки, если вы не просто перечислите вопросы, которые предстоит обсудить, но и кратко анонсируете формат обсуждения.

Например, вместо «I. Итоги текущего года и цели следующего» представите так: «Итоги года и цели следующего»: презентация генерального директора, обсуждение ключевых идей презентации, формирование вопросов в группах, ответы ГД на вопросы».

В этом случае участникам становится понятен ещё и формат работы, они лучше понимают, как им предстоит работать, у них снижается степень неопределённости, а значит, и напряжения.

Какие есть варианты формирования повестки?

Многообразие задач, особенности состава и количество участников делают своё дело. Вы должны быть готовы подобрать наиболее подходящий из имеющихся вариантов.

1-й вариант: Повестка разослана участникам рабочей встречи заранее.

Мало кто надеется в этом случае, что люди внимательно, с карандашиком прочитают повестку и подготовятся к предстоящей встрече. Большая часть отправится на встречу, наскоро пробежавшись по повестке глазами. В лучшем случае захватят листочек с повесткой. Или не захватят.

Как действует опытный ведущий в этом случае?

1. Распечатывает повестку, ориентируясь на количество участников.

2. Обращается к присутствующим примерно так: «Взгляните на повестку, что я вам высылал. Давайте я кратко прокомментирую ключевые блоки».

Комментируя, ведущий акцентирует внимание присутствующих на том, что и как им предстоит обсудить. В этом случае он может опустить время начала, окончания и перерывов рабочей встречи, потому что они у них перед глазами.

2-й вариант: Повестка программы готовится заранее, но участники узнают о ней на рабочей встрече.

В этом случае она обязательно должна быть записана: если это встреча с количеством участников 16+ – на слайде, если меньше – на флипчарте. Повестку нужно писать лаконично. Лучше устно прокомментировать суть каждого пункта повестки. В этом случае нужно обязательно сказать о времени начала и окончания встречи, а также о перерывах.

3-й вариант, когда повестка формируется непосредственно на встрече.

В этом случае ведущий обозначает время начала и окончания рабочей встречи, а участники предлагают вопросы для обсуждения и затем определяют последовательность работы с ними.

Такой вариант не разрушит процесс общения, а вы как ведущий сможете управлять им, если формирование повестки будет вписано в уже сложившуюся структуру рабочей встречи.

Например, сотрудники вашего подразделения встречаются каждый понедельник и точно знают, что еженедельно они подводят итоги и координируют между собой планы на следующую неделю. В этом случае участники понимают, что они выносят на обсуждение только те вопросы, которые требуют координации, а не совместного решения.

Многообразие возможностей сформирования повестки может не ограничиваться этим количеством вариантов, поэтому вы можете периодически дополнять свой арсенал, чтобы быть готовым выбрать наилучший для любой из ваших рабочих встреч.

Отличие программ сессии для фасилитатора и для участников

Чем отличается программа сессии, которую фасилитатор составляет для себя, от программы, которую направляет участникам?

Степенью детализации.

Опытный ведущий отличается от неопытного тем, что он никогда не даст участникам встречи пошагово контролировать себя и всегда оставит себе возможности для манёвра.

Действительно, взрослым людям важно знать, что и как они будут делать, но не нужно давать участникам пошаговый сценарий с поминутным таймингом. В этом случае вы получите армию контролёров и оценщиков ваших действий. Причём сделаете это своими руками, без просьб со стороны участников.