Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты

Цель этапа открытия помогает фасилитатору перед началом встречи… поставить себя на место участников и задать себе вопросы: откуда придут люди на эту встречу? с предыдущей встречи, где было жарко или скучно? со своего рабочего места, где они были погружены в свои задачи? с обеденного перерыва, во время которого они говорили с близкими или друзьями? Это не праздные вопросы! Люди приходят на встречи не из безвоздушного пространства и в голове у них не пустота. Они приходят с головой, полной мыслей, и с переживаниями в сердце.

А чего хотят инициаторы и ведущий встречи? Чтобы люди сосредоточились на 100 % на цели рабочей встречи, чтобы они отдали решению этой задачи всего себя.

Вы правда этого хотите?

Тогда начните работать на цель этапа открытия – «приведите людей в комнату», в которой вот-вот начнётся совместная работа и где экспертиза каждого присутствующего критически важна для того, чтобы получить максимальный результат на выходе!

«Привести людей в комнату» – значит донести до участников встречи цель: результат, которого они должны достичь вместе. Им должна быть понятна программа встречи, какие вопросы и как они будут обсуждать, а также нужно дать участникам время осмыслить цель и программу встречи, чтобы найти в них смысл для себя!

Если вы всё сделаете правильно на этапе открытия, участники во время встречи не будут озабоченно поглядывать на часы и думать: «Какой ерундой мы занимаемся! Когда я свою работу делать буду?»

А чтобы всё правильно сделать, нужно знать пошаговую технологию открытия рабочей встречи, которая не даст сбиться с пути и поможет привести участников к результату этапа открытия, когда каждый понимает, что нужно решить на встрече, зачем это нужно именно ему, и готов начать работу.

Этап «Открытие»: ТЕХНОЛОГИЯ

1-й шаг. Приветствие инициатора встречи

Зачем нужно приветствие

Участники встречи сразу должны получить посыл от авторитетного лица, что они сейчас займутся важным для компании / руководителей / сотрудников вопросом.

• Приветствие – это ответ инициатора на висящие в воздухе вопросы: ради чего мы собрались? почему эта рабочая встреча важна? кому и зачем понадобилась эта встреча?

Любая рабочая встреча является частью решения какой-то текущей бизнес-задачи.

Это может быть рутинная, повторяющая рабочая встреча или специальная, кросс-функциональная или даже стратегическая сессия, но на любой из них первым, обязательным шагом будет приветствие. Просто сделать его можно и нужно по-разному.

Помните, мы говорили, что технология даёт жёсткую схему, которая, как нить Ариадны, не даёт фасилитатору сбиться с пути, а вот инструменты обеспечивают гибкость этой схемы. За счёт чего? За счёт правильно подобранного инструмента, который учитывает особенности задачи, состав участников и продолжительность встречи.

Если встреча рутинная, еженедельная и участникам по умолчанию понятно, на какую бизнес-задачу она работает, то для приветствия ведущему достаточно выбрать простое «Здравствуйте, рад всех видеть!».

Это вроде назвать инструментом даже язык не поворачивается, но это инструмент!

Если лаконичное и позитивное «Здравствуйте, рад всех видеть!» повторять как первый шаг на каждой встрече, то это становится ритуалом, который уже считывается всеми как сигнал, что встреча началась. А если снабдить эту фразу искренней улыбкой и доброжелательным взглядом, то из протокольной фразы она превратится в мотивирующий инструмент!

А уж если встреча не рутинная и на неё собрались сотрудники разных подразделений, чтобы решить специальную задачу, тут и вовсе нужна особая мотивационная речь и есть много вариантов разнообразить её формат.

Вот лишь несколько инструментов, которые может использовать в своём приветствии инициатор рабочей встречи для того, чтобы настроить аудиторию на совместную работу и донести до участников значимость встречи, где им предстоит вместе поработать.

 Инструменты приветствия инициатора рабочей встречи

 Пример приветствия «Актуальное событие» из реальной рабочей встречи

Эта была не самая простая рабочая встреча.

Инициатору встречи, вновь назначенному руководителю департамента, нужно было довести до ключевых руководителей департамента новую организационно-штатную структуру, которая многим из присутствующих их должность, обязанности и даже место жительства.

Начал руководитель эту встречу с такого приветствия:

«Приветствую вас, коллеги! Начать нашу сессию хочу с неожиданного вопроса „Кто из вас сейчас следит за матчами мундиаля?”»

(в это время проходит Чемпионат мира по футболу).

Когда большая часть участников встречи подняла руки, он продолжил: