Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты

Руководитель / инициатор встречи должен ответить на вопросы, ради чего собираются сотрудники, какой результат должен получиться на выходе и чья экспертиза для этого потребуется. Причём делать это нужно заранее!

Именно инициатор встречи до начала встречи должен спланировать, чем она закончится. И чем более конкретно и чётко он это понимает, тем легче ему определить другие аспекты подготовки: какие вопросы должны быть для этого проработаны, какая информация подготовлена, какие участники приглашены и др.

Как сформулировать цель встречи

Многие инициаторы рабочих встреч сразу и чётко формулируют, что участники рабочей встречи должны сделать вместе, но иногда инициатору или руководителю бывает трудно оцифровать результат на выходе. Как правило, это касается новых задач либо вопросов, которые нужно решать в ситуациях высокой степени неопределённости.

Цель рабочей встречи легче определить, если начать… с конца.

Вы замечали, что иногда, когда рабочая встреча заканчивается, вдруг становится ясно, что понимание сути обсуждаемой темы изменилось, вопросы, решения которых нужно искать, стали более ясными, а следующие шаги – более очевидными?

Чтобы это случалось не иногда, а регулярно, чтобы каждая встреча была результативна, инициатор встречи до её начала должен сформулировать для себя, а потом и транслировать всем участникам встречи результат на выходе.

Определяя цель встречи, начинаем с конца. Представим себе, что встреча уже закончилась и мы легко можем описать её результат.

Описывать результат лучше всего по трём его составляющим. Это:

1. Общая картина по обсуждаемому вопросу.

2. Ключевые («горячие») вопросы.

3. План следующих шагов.

Почему именно по этим составляющим?

Потому что в результате любой рабочей встречи у всех участников должна появиться общая картина сути и контекста вопроса.

Любая рабочая встреча собирается как инструмент для достижения определённой бизнес-цели, достичь которой можно, только если найти решения ряда вызовов. Именно эти вызовы и являются теми «горячими» вопросами, которые и должны обсуждать участники встречи.

И любая встреча должна заканчиваться фиксацией достигнутых договорённостей в конкретном формате.

Определившись до встречи с этими составляющими, можно сформулировать чёткую и конкретную цель рабочей встречи.

 Чек-лист определения цели рабочей встречи

1. Что является результатом рабочей встречи? Как его можно описать? Как вы сможете измерить, насколько он соответствует цели – точно попал, превзошёл ожидания, не дотянул?

______________________________

______________________________

2. Что именно должны узнать / понять все участники о сути и контексте вопроса обсуждения в итоге рабочей встречи?

______________________________

______________________________

3. Какие «горячие» вопросы нужно обсудить и что именно сделать: определить список этих вопросов, построить их рейтинг, найти им решения?

______________________________

______________________________

4. Что в итоге должны зафиксировать в итоговых договорённостях участники рабочей встречи и в каком формате (план / перечень предложений, ранжированный список барьеров и т. д.)?

______________________________

______________________________

 Пример цели реальной рабочей встречи

Это была рабочая встреча HR департамента, на которой HR менеджеры планировали определить и запустить ключевые HR проекты следующего года.

1. Построить общее понимание целей и приоритетов HR-департамента 20____ года на основе стратегии компании, ключевых трендов изменений профессий и потребностей магазинов.

2. Определить приоритетные проекты департамента на 20____ год и ключевые изменения в организации работы с ними.

3. Сформировать планы действий для каждого приоритетного проекта.

3-й шаг. Программа встречи

Зачем озвучивать программу непосредственно на встрече

Взрослые люди ходят знать, что и как они будут делать на рабочей встрече, чтобы… держать под контролем ситуацию. Под своим контролем.

Если вы планируете вести рабочую встречу, не давая участникам ясного понимания, какие именно вопросы они будут обсуждать, а также когда закончится встреча, будут ли перерывы, с высокой степенью вероятности вы вызовете скрытое или открытое сопротивление.

Люди не любят, когда их ведут, как бычка на веревочке, они предпочитают контролировать процесс.

Поэтому рекомендуется сразу сказать участникам не только о целях встречи, но и как они будут к ней продвигаться, то есть о предстоящей программе работы.

Лучше всего представить информацию визуально – на слайде, листе флипчарта или листе А4. Это облегчит понимание сути повестки и поможет при следующем технологическом шаге этапа открытия каждому участнику определиться, что из предложенной повестки обсуждения наиболее значимо для него.

Что важно учесть, представляя повестку: почему важно сказать не только что будем обсуждать, но и как?