Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты

«Помните, как мы играли в футбол в детстве? Главное, чтобы был мяч, воротами могли служить два камня, а в командах было столько игроков, сколько оказалось ребят во дворе. Но… каждый из нас был нападающим, мы гурьбой бежали туда, куда летел мяч, мечтали ударить по нему и поразить ворота соперника.

Многие из нас до сих пор помнят вкус горечи поражения и радости победы.

Сейчас мы понимаем, что футбол – это не только азарт, это битва умов и нервов. Каждый тренерский штаб тщательно готовит свою игру, каждый игрок знает задачу команды и свою роль.

Мы испытываем невероятные эмоции, наблюдая, как одна команда ломает стратегию другой команды, а соперники сдаются или могут изменить ход игры в любой момент.

Конечно, дворовый футбол никогда не собрал бы нас на стадионы или у экранов телевизоров. Этим и отличаются профессионалы от любителей.

Сегодня пришла пора и нам перейти из любительской лиги в профессионалы. Наша сегодняшняя сессия именно про это. Сегодня нам предстоит познакомиться с новой организационной структурой, которая станет основой для реализации амбициозной стратегии департамента, и каждый узнает, как он сможет внести вклад на своем рабочем месте».

Кто должен делать приветствие

Приветствие может делать руководитель / инициатор встречи / ведущий встречи.

В идеале приветствовать собравшихся должен тот руководитель, который отвечает за бизнес-задачу, для решения которой и потребовалась эта рабочая встреча.

Как правило, такой руководитель занимает более высокое по отношению к собравшимся место в компании. Это обычно добавляет убедительности его словам. Кроме того, такие руководители хорошо обрисовывают контекст задачи и участники понимают, частью решения какой бизнес-задачи является их работа.

Кстати, приветствовать участников может не один, а два руководителя (больше не нужно, хотя могут быть исключения из правил). Чаще всего получается несколько приветствий, если собираются два подразделения и руководитель каждого должен настроить своих на работу либо когда присутствуют руководители высшего уровня.

Например, на заседание кабинета министров пришёл президент. В этом случае приветственное слово скажет и президент, и глава правительства.

Если руководитель не может прийти на встречу, инициатор или ведущий может процитировать руководителя или показать ролик с его участием, а также сказать приветствие от своего имени.

Сколько времени нужно для приветствия

От 1–2 до 5 минут.

Важно не путать приветственное слово с вводной информацией о сути обсуждаемого вопроса.

Приветствие настраивает участников на серьёзное и активное отношение к предстоящей на встрече совместной работе, а вводные данные на тему обсуждения дают конкретную информацию, с содержанием которой группа должна начать работать.

2-й шаг. Цель встречи

Зачем озвучивать / записывать цель встречи

Взрослые люди сразу хотят знать результат на выходе. Они хотят сразу получить информацию, как должен выглядеть результат их совместной работы. Ясная цель делает процесс обсуждения осмысленным, участники понимают, к чему нужно стремиться.

Лучше всего, если участники получают цель в самом начале встречи и в зафиксированном виде.

Устно озвучивать результат встречи желательно только для небольших групп и простых задач.

Во всех остальных случаях цель встречи лучше зафиксировать – на слайде, флипчарте или в печатном виде.

А ещё лучше оставить флипчарт с зафиксированным результатом рабочей встречи на видном месте, чтобы участники не теряли его из виду в течение всей встречи.

Кто и когда определяет цель встречи