Бизнес-план, который работает

2. Используя эти планы действий, сотрудники будут выполнять свою работу, что приведет к достижению конкретных результатов. Должна проводиться постоянная проверка достижения желаемых результатов. Она может осуществляться путем организации встреч сотрудника с начальником. Если результаты отклоняются от плана действий, дополнительные ресурсы или время могут быть потрачены на выполнение плана, чтобы обеспечить достижение ключевых задач. Нежелательно пересматривать план действий, поскольку это будет означать изменение ключевых задач, что повлияет на достижение целей компании.

Вы должны удостовериться, что бизнес-план приводит к разработке планов действий, способствующих достижению целей компании. В этом разделе должно быть подчеркнуто, что планы действий разработаны, и в него нужно включить их краткое содержание. Подробные планы действий лучше дать в приложении.

Средства управления компанией

Никто не даст вам денег, если не убедится, что вы их правильно используете. Вы могли подготовить замечательный бизнес-план, но качество пудинга, как гласит пословица, не узнаешь, пока не съешь его, а в вашем случае – пока вы не выполните план. Бизнес-план должен показывать, какие у вас есть системы отслеживания достигнутого прогресса и управления этим процессом. К ним необходимо отнести ряд средств управления компанией.

Финансовые средства управления компанией

Бюджеты

Независимо от организационно-правовой формы компании вы должны знать положение дел в компании и сравнить его с желаемым. Ваши подробные финансовые прогнозы должны лечь в основу бюджета на следующие двенадцать месяцев. Это основной инструмент мониторинга ваших фактических финансовых результатов. Я бы посоветовал вам взять ваш прогноз прибыли и убытков из гл. 5 и использовать его в качестве инструмента мониторинга, показывая фактические результаты за каждый месяц и отклонения от бюджета. Приводимый ниже пример отражает текущее положение в третьем месяце и в году (в данном случае это сумма трех месяцев).

Beechwood Enterprises. Прогноз прибылей и убытков на конец года, закончившегося 31 мая 2001 г.

Из этого примера мы видим, что продажи отстают от бюджета и за третий месяц, и за год, и за прошедшие три месяца; себестоимость реализованной продукции больше, чем по бюджету; канцелярские расходы больше, чем по бюджету.

Сравнение фактических показателей с показателями бюджета выявило эти три отклонения. Их необходимо проанализировать, чтобы понять, что послужило причиной отклонений и что нужно сделать, чтобы впредь такого не случилось.

К счастью, имело место и благоприятное отклонение: расходы на отопление и освещение оказались ниже предусмотренных бюджетом. Поскольку закончился только первый квартал, есть время на исправление положения.

Вы должны знать и контролировать основные показатели: остаток денежных средств в банке (ежедневно, если имеется овердрафт; обычно – еженедельно); анализ дебиторов – кто вам должен деньги и срок задолженности; анализ кредиторов – кому вы должны деньги; запасы – убедитесь, что они достаточны для осуществления запланированных на месяц (неделю) продаж; прибыль и убытки (ежемесячно); обязательства по уплате налогов; баланс (по крайней мере раз в квартал, но лучше ежемесячно); точка безубыточности, ключевые затраты, продажи и т. д. (ежемесячно).

Ключевые коэффициенты

Не забудьте, что при подготовке бизнес-плана вы рассчитали ряд ключевых коэффициентов. Теперь вы можете воспользоваться ими для управления и мониторинга повседневной деятельности компании. Например, если по расчетам срок возврата дебиторской задолженности должен составлять 45 дней, а фактически этот показатель – 55 дней, о чем это говорит? Дела идут хуже, и вы взыскиваете задолженность медленнее. Что нужно сделать? Проанализируйте всю процедуру – от выставления счетов до поступления денег на ваш банковский счет. Причин может быть много, найдите их и примите меры.

Система учета

Конечно, чтобы знать, каково ваше финансовое положение, потребуется система предоставления этих сведений. Какой она будет, зависит от размера компании, правового статуса (компания с ограниченной ответственностью, партнерство и т. д.), объема сделок, сложности компании, необходимости платить налог на добавленную стоимость и т. д. Возможны следующие варианты.

Будьте самодостаточны

Если компания простая и у вас имеются определенные навыки в области бухучета, то ведите его сами, если есть на это время. Нельзя допустить, чтобы ведение книг стало причиной плохих результатов работы. Существует ряд готовых систем. Одно предостережение: они работают, но они довольно сложны, хотя их авторы утверждают обратное. Если вы неплохо знаете компьютерные программы и умеете пользоваться таблицами, то примените этот подход – он очень гибкий и вам знаком.

Обратитесь к кому-нибудь за помощью