Бизнес-план, который работает

Если вы не чувствуете в себе таких сил или у вас нет времени, пригласите бухгалтера на неполный рабочий день, чтобы он выполнил эту работу. Такой бухгалтер может либо приходить к вам в офис, либо брать материалы и выполнять работу дома.

Собственный бухгалтер

Если вы нанимаете работников, т. е. должны платить налог на добавленную стоимость, и у вас достаточное количество клиентов и поставщиков, то следует подумать о бухгалтере, который будет работать на полную ставку. Он может делать основную часть работы по расчету заработной платы, следить за задолженностью, вести учет и т. д. Высокая квалификация здесь не нужна, в случае мелких компаний достаточно просто иметь какой-то опыт. Если вы привлекаете венчурный капитал, то партнеры могут попросить вас взять на работу квалифицированного бухгалтера. Если вы проводите много сделок, только вы знаете их сроки и бухгалтер в конце каждого месяца загружен работой, то стоит подумать о компьютерной бухгалтерской системе.

Компьютерная система учета

Достоинство этой системы состоит в том, что вы можете обрабатывать информацию быстрее, автоматизировать определенные функции (например, составление счетов, подготовка отчетности и т. д.) и составлять большое количество отчетов простым щелчком мыши. И если вы используете основные бухгалтерские программные пакеты, то внешний бухгалтер (аудитор) может взять диск с данными и составить годовую отчетность где-то в другом месте.

Программные пакеты стоят от 20 тыс. до 100 тыс. ф. ст. в зависимости от сложности и количества пользователей, которые будут иметь к ним доступ. Не забудьте включить расходы на обучение, иначе новый пакет окажется бесполезным. И последнее предупреждение: если вы применяете пакет, помните принципы бухучета, о которых мы говорили в гл. 5 (корректировка запаса, начисление, предоплаты и т. д.), иначе при составлении финансовых отчетов программы окажутся бесполезными.

Прочие средства управления

Система управления продажами

Если у вас есть отдел продаж, то его нужно контролировать, и чем он больше, тем труднее это делать. Основной задачей должно быть выполнение того, что необходимо компании, а не того, что продавцу нравится. Ваш бизнес-план будет содержать общий прогноз продаж. Если у вас не один продавец, а больше, то нужно их разделить, чтобы они не посещали одних и тех же клиентов.

Это разделение может быть географическим (например, по районам), по видам продукции или услуг или по каким-то другим признакам, например по степени важности клиентов (самые важные – обыкновенные). Общее правило: продавцами нужно управлять, иначе они будут делать то, что удобно им, а не то, что нужно компании.

Все продавцы должны предоставлять отчеты о контрактах (ежедневно или еженедельно) и отчеты о продажах (еженедельно или ежемесячно). В отчетах о контрактах указываются дата и место встреч с клиентами, их имена и содержание беседы. На основе отчетов о продажах определяется положение дел в компании, причины успеха или неудач. Например, новый отчет о продажах может показать следующее:

Из отчета такого вида можно установить недельный объем деятельности и затраты. Эти данные можно использовать для мониторинга продаж и распределения ресурсов с целью увеличения продаж.

Система управления маркетингом

Вы должны отслеживать расходы на маркетинг. Для этого можно использовать данные месячного бюджета (из ваших финансовых прогнозов) и рассчитать, какие доходы вы получили от PR-мероприятий, размещения объявлений и т. д.

Прочие системы управления

Эти системы будут зависеть от вида деятельности компании, т. е. производите вы продукцию, оказываете услуги или продаете товары в розницу. Система контроля производства предполагает учет времени работы каждого станка, объема готовой продукции, брака и т. д. Система контроля персонала может фиксировать отсутствие по болезни, отсутствие без уважительных причин и т. д. в процентах от отработанных часов или дней и сравнивать эти показатели со средними цифрами. В системе контроля качества ведется учет возврата товаров в процентах от продаж, этот показатель сравнивается с запланированным. При наличии отклонений необходимо проводить анализ для выяснения их причин.

Сбалансированная система показателей компании

Наверное, вы уже заметили, что большинство описанных систем управления сфокусированы на финансовых результатах. Поэтому их нужно дополнить системой, учитывающей видение, миссию, стратегию, ключевые факторы успеха, показатели деятельности. Сбалансированная система показателей (ее создали Р. Каплан и Д. Нортон) осуществляет это путем признания интересов всех лиц и всех стратегических целей в отношении:

■ акционеров (главным образом финансовые показатели),

■ клиентов (рыночные показатели),

■ внутренних процессов (операционные показатели),

■ роста (инвестиции).

Соотношение между ними показано на рисунке.