Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Если вы хотите изменить свой бизнес, то поменяться в первую очередь предстоит именно вам. Для этого мы работаем индивидуально с собственниками и топами.

* * *

Мы рекомендуем запускать одновременно немного рабочих групп: обычно 2–3, например по основным процессам. Энтузиастов, которые не вошли в группы, можно приглашать на отдельные встречи или разрешать им организовывать дополнительные добровольческие группы.

Группе лучше собираться дважды в неделю, минимум – раз в неделю. Иначе не будет продвижения вперед и успехов, проект не наберет темп, люди так и не научатся работать совместно, договариваться, вырабатывать качественные решения, обкатывать их и внедрять. Но и чаще не стоит: это забег на длинную дистанцию, нужны живые герои.

Мы рекомендуем группам работать по 1–2 часа. Лучше частично в рабочее, частично в личное время, например с 17 до 19 часов, или начинать за час до работы.

Группе нужно отдельное пространство для встреч, где никто не будет отвлекать от работы. Например, свободная переговорная комната.

Создайте неформальную атмосферу, помогает «чай с плюшками». Но не нужно и чересчур расслабляться – это не тусовка, а рабочая встреча.

Нужен флипчарт, бумага для него, маркеры типа permanent, бумажный скотч. Проектор не рекомендую.

Гаджеты – большое зло на встречах групп и совещаниях. Их можно запретить, но лучше, если группа постепенно сама придет к разумному и реалистичному решению. То же и с телефонными звонками.

Желательно, чтобы на рабочей группе и Штабе люди располагались полукругом возле флипчарта. Это позволит им видеть глаза друг друга и предмет обсуждения, глубоко и продуктивно общаться. Результаты обсуждения, мысли, идеи надо тут же заносить на большой лист бумаги.

Если у вас есть филиалы в других регионах, привлеките ключевых людей оттуда.

Они могут участвовать в рабочих группах по видеосвязи, однако иногда нужно встречаться лично.

Управляйте документацией. Постепенно документов становится много. Ваша цель – сделать легкую и удобную систему, а не бюрократического монстра.

• Организуйте удобное хранилище на сервере, в «облаке».

• Часто команды создают группы в мессенджерах, соцсетях, е-мейле и пр. – это удобно. Однако помните о безопасности.

• Храните результаты обсуждений, в том числе в бумажной форме.

• Храните все версии всех документов – одна из них актуальная.

• Пользуйтесь простейшими офисными программами типа Microsoft Word.

• Определите, кто в вашей команде отвечает за всю документацию по архитектуре бизнеса.

Платить людям за участие в группах и Штабе не нужно. Это убивает их внутреннюю мотивацию. Улучшение бизнеса – важная часть работы руководителя, возможность влиять на бизнес, реализовывать свой творческий потенциал, расти профессионально и по карьере. Не нужно включать в группы тех, кто хочет туда только ради денег.

Изменения нужно начинать, когда вы решились на это. Желательно проводить их не в самый высокий сезон. Сотрудничество с нами тоже нужно согласовывать заранее: минимум за пару месяцев.

* * *

Стратегическая сессия – это особая форма работы с управленческой командой над решением реальных задач бизнеса. Участники активно включены в обсуждения, договариваются, принимают согласованные решения. Это НЕ учеба.

На сессию выносят любые важные для компании задачи.

Проведение стратегических сессий дает вам:

• Поддержку для собственника.

• Договоренности по ключевым вопросам.

• Реальные результаты по бизнесу.

• Вовлечение людей.

• Рост уровня знаний и реальных управленческих умений вашей команды.

• Компетенции сохраняются в компании.

• Люди начинают думать на качественно новом уровне.

• Улучшение атмосферы в компании, ее корпоративной культуры. Это влияет на результаты бизнеса и удовольствие от работы.

• Командообразование. Но не показное, как на тренингах-шоу, а настоящее, глубокое.

• Хорошее настроение: как собственников, так и работников компании.

Конечно, все это влияет и на результаты работы бизнеса.

Стратегические сессии – основная форма нашей работы. Только так получается достичь глубоких долгосрочных результатов для бизнеса клиента.

Естественно, сессия – не панацея и не «волшебная таблетка». Каждая сессия – действительно важное событие в жизни компании. Она позволяет команде успешно пройти через изменение, выйти на новый уровень.