Большая книга директора по персоналу

Для того чтобы тщательно разработанная система адаптации не носила характер общих устных договоренностей, ее следует сопровождать соответствующей документацией. На наш взгляд, оптимальным документом, фиксирующим систему, является «Положение об адаптации». Этот документ содержит регламенты всех адаптационных процедур, права и ответственность участников процесса адаптации, схему прохождения этапов адаптации и т. д. В качестве приложений к «Положению об адаптации» включаются различные формы и бланки, используемые для фиксации всех процессов и их результатов. Такими приложениями могут быть, например:

• индивидуальный план адаптации работника;

• индивидуальный план работы на срок испытания;

• лист оценки работника в период адаптации;

• лист оценки работника по итогам прохождения срока испытания;

• критерии оценки работника в период адаптации;

• отчет работника о выполнении плана работы в период срока испытания;

• заключительная оценка прохождения работником испытательного срока и периода адаптации.

Следует отметить еще один важный нюанс. Очень часто адаптацию смешивают с испытательным сроком (законодательно – сроком испытания при приеме на работу). Это разные понятия, несомненно пересекающиеся и взаимосвязанные, но тем не менее разные.

Адаптация – процесс встраивания нового сотрудника в рабочую ситуацию и приспосабливание самого сотрудника к новым условиям.

Срок испытания – это период апробации нового сотрудника для принятия окончательного решения о сотрудничестве. Срок испытания включен в процесс адаптации, является четко регламентированной законодательно процедурой, т. е. регулируется правовыми нормами трудового законодательства, в то время как адаптация не является юридическим понятием и не регулируется правовыми нормами. Таким образом, срок испытания – юридически обусловленный регулируемый фрагмент, включенный в процесс адаптации.

При разработке документации, обеспечивающей систему адаптации, надо понимать, что «Положение об адаптации» – это общий документ, который носит рамочный характер, описывает адаптационные процедуры. Но под каждого адаптируемого должны разрабатываться индивидуальные планы или программы адаптации, которые содержат перечень и график проведения конкретных адаптационных мероприятий и являются фактически руководством к действию для тех, кто адаптацию проводит. Индивидуальная программа адаптации разрабатывается службой персонала и согласовывается с непосредственным руководителем – потребителем продукта адаптации. Все участники программы должны быть с ней ознакомлены под роспись.

При достаточно высоком уровне культуры компании рекомендуется разработать несколько вариантов шаблонов стандартных программ адаптации – для разных категорий сотрудников. Это удобно, позволяет ввести унификацию в определенной степени. Но не забывайте о том, что каждый шаблон – это основа, которая должна быть персонифицирована под конкретного сотрудника, проходящего адаптацию.

Программа адаптации должна содержать:

• цели и задачи программы адаптации;

• планируемые результаты реализации программы адаптации;

• содержание всех планируемых мероприятий;

• график проведения мероприятий (сроки реализации программы в целом и каждого ее мероприятия конкретно, ответственные за проведение каждого мероприятия);

• порядок контроля проведения адаптационных мероприятий и подведения их итогов.

Помимо перечисленных документов может быть дополнительно разработана и иная документация, сопровождающая адаптационные процедуры. Например, методические материалы по проведению адаптационных мероприятий и различные памятки в помощь руководителям подразделений и кураторам.

Разрабатывая документацию для системы адаптации в компании, следует помнить, что:

1) набор документации должен быть оптимальным, т. е. полностью обеспечивающим работу системы адаптации, но не загромождающим ее. Ибо документационное обеспечение служит системе адаптации, а не система работает на документационное обеспечение;

2) документация должна быть четкой, понятной для чтения и заполнения, однозначной для понимания;

3) документы должны быть логически связаны между собой и не дублировать друг друга;

4) документация, обеспечивающая систему адаптации, должна соответствовать общему стилю оформления документации в компании и встраиваться в общую систему документооборота компании;

5) у каждого документа должен быть «хозяин» – ответственный за его составление и прохождение по всей системе.