Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Творческий текст печатать еще сложнее. Например, если нужно придумать текст приказа или распоряжения, времени уходит в четыре раза больше, чем на печатание под диктовку, а норматив составит всего 50 ударов в минуту. И если страница убористого текста формата А4 составляет в среднем 3000 знаков, то, разделив 3000 на 50, выясняем: на одну страницу творческого текста по нормативу уходит 60 минут, или ровно час рабочего времени.

Этот норматив в четыре раза ниже, чем для текста под диктовку. То есть получается, что в среднем три четверти часа (или 45 минут) я думаю, а оставшуюся четверть (или 15 минут) – печатаю. Просидел, например, наш бухгалтер над написанием инструкции на свое рабочее место три часа, значит, должен создать в соответствии с нормативом три страницы творческого текста. Норматив очень щадящий, и у добросовестного сотрудника, который занимается делом, а не изображает бурную деятельность, его выполнение не вызовет никаких проблем.

Вернемся к форме учета рабочего времени (табл. 4.4). Помните, я обещал подробно расписать, сколько времени занимает в день ведение УРВ? Давайте посчитаем.

Для начала нужно определиться, какой это текст: «под диктовку», «по памяти» или «творческий»? На семинарах участники часто отвечают мне: «творческий». Это неправильно, так как любой учет, в том числе и учет рабочего времени, творчества категорически не приемлет. Как у малых народов Севера? Едет человек по бескрайним просторам тундры на оленях и поет свою длинную песню о том, что видит. Увидел дерево – спел, увидел птицу – спел. Так же и здесь. Не надо никакого творчества – что увидел бухгалтер, то и записал. Даже норматив «по памяти» не подходит, так как записывать нужно в течение дня, а не в конце.

Поэтому открываем данную таблицу, заполненную в Excel, выделяем область, которую заполняет сотрудник, и копируем в Word, так как только в нем есть «волшебная» функция «Статистика». С ее помощью мы определяем количество знаков с пробелами (пробел – это тоже удар по клавише) и получаем 1265 знаков. Делим это количество на 200 ударов в минуту и получаем всего шесть минут в день.

В этом и заключается вся прелесть нормативов – есть от чего отталкиваться. Без них разговаривать с сотрудниками тяжело, а с ними наоборот – очень легко и быстро. С фактами, как говорится, не поспоришь, и авторитетом или громким голосом их не задавишь.

Проверка правильности заполнения первичной формы (ПФ)

Несмотря на то что продукт кажется простым, в нем есть одна тонкость. Главный бухгалтер дает поручение бухгалтеру по расчетам с поставщиками проверить стопку поступивших накладных, думая, что на эту работу достаточно часа, максимум двух. Задание было дано утром, рабочий день уже подходит к концу, а сотрудник все еще не закончил. Руководитель начинает злиться на бухгалтера, который настолько медленно выполняет такую простую работу. А сотрудник искренне не понимает, в чем его вина: ведь задание очень сложное.

В чем тут дело? Ларчик открывается просто. Руководитель поручил проверить документы по формальным признакам (везде ли стоят даты, подписи и печати), а сотрудник начал проверять их по содержанию. Он тщательно проверял, те ли подписи и печати стоят на документах, совпадают ли цены в накладных с ценами в спецификациях, правильно ли рассчитаны суммы НДС и итоговые суммы и т. д.

Этот пример доказывает, что следует очень аккуратно подходить к разработке нормативов, максимально точно описывая нормируемый продукт.

А о том, кто виноват во взаимном недопонимании – руководитель или сотрудник, мы поговорим в главе, посвященной работе с кадрами. Выдача и исполнение поручений – очень важный аспект в деле наведения порядка в бухгалтерии.

Проведение первичной формы в учете с использованием преднастроенной типовой проводки

Здесь имеется в виду время, затрачиваемое информационной системой на автоматизированное формирование проводок по одному документу. Норматив, установленный в размере 1 секунды, говорит о том, что за 1 час информационная система должна обработать 3600 первичных документов и сформировать по ним проводки. Иными словами, бухгалтер, перед тем как уйти на обед, запускает автоматизированную процедуру начисления амортизации, а после возвращения с перерыва видит сформированные проводки по 3600 объектам основных средств.