Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Каждый главный бухгалтер время от времени сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимально количество его подчиненных в текущий момент.

С одной стороны, недостаток персонала приводит к постоянным переработкам. С другой – чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не позволяет генеральный директор, который требует очень четко обосновывать необходимость в каждом дополнительном сотруднике.

6.1. Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Часто главные бухгалтеры спрашивают, каково должно быть оптимальное количество бухгалтеров в компании в зависимости от численности ее персонала в целом. Учитывая популярность этого вопроса, я стал проводить на семинарах соответствующие опросы и собирать статистику.

«Понятно, – говорят мне участники, – что сравнивать производственную и торговую компании нельзя, но вот, например, каково оптимальное соотношение для оптовой торговли – пять процентов, десять, а может, пятнадцать?» На это я всегда отвечаю так: если бы вилка в разных организациях одной сферы деятельности была плюс-минус процент, то я мог бы назвать точную цифру. Но собранная мной статистика показывает, что разница в похожих на первый взгляд компаниях огромна. В одной торговой фирме – 5 %, в другой – 15 %, а то и 20 %, то есть в несколько раз больше. Почему так происходит?

Все очень просто. Численность бухгалтеров зависит от перечня функций, возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Мы уже говорили, что эти перечни могут существенно различаться. Одно дело – вести только бухгалтерский и налоговый учет, совсем другое – еще и управленческий, и кадровый. При этом часто приходится отвечать и за юридические вопросы, контролировать дебиторскую задолженность, добиваться от контрагентов правильных документов.

Второй по популярности вопрос – «Как численность бухгалтерии зависит от выручки компании? Как эта численность должна измениться, если выручка за последний год выросла, например, с двухсот тысяч рублей в день до двух миллионов?» Давайте разберемся. Раньше мы могли выставлять один счет (например, Газпрому) на 200 тысяч рублей, а сейчас выставляем такой же, но на два миллиона. Должен ли увеличиться штат бухгалтерии? Безусловно, нет. При этом другая компания, чтобы заработать 200 тысяч, выставляла 20 тысяч счетов по 10 рублей каждый. А когда выручка дошла до двух миллионов, количество счетов достигло 200 тысяч. В этом случае количество бухгалтеров должно существенно вырасти. Иными словами, численность зависит не от суммовых показателей, а от трудоемкости выполняемых операций.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальное количество штатных единиц в бухгалтерии, нужно разобраться не только в перечне ее продуктов, но и в объеме операций, связанных с их изготовлением.

Третий немаловажный фактор, от которого иногда очень сильно зависит численность бухгалтерии, – это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников. К нему относится и степень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце аспекты крайне важны для наведения порядка в бухгалтерии. Поэтому мы очень подробно поговорим о них в следующих главах. Забегая вперед, скажу: если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения штата может и не потребоваться.

При этом определенная закономерность в соотношении численности бухгалтеров и всех сотрудников компании все-таки есть. Какая? На семинарах мы в процессе знакомства с участниками расписываем сферы деятельности компаний, количество всех ее сотрудников и отдельно бухгалтеров, а также процентное соотношение их численности. В табл. 6.1 приведены сведения, собранные на одном из семинаров. В ней эта зависимость представлена очень наглядно: на 3000 сотрудников приходится 0,8 % бухгалтеров, на 11 500 – 0,9 %, на 150 – 3,3 %, а там, где работают 50 человек, численность бухгалтерии может составлять и 4 %, и 6 %, то есть в разы больше.

Таблица 6.1. Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии