Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Чем больше в компании сотрудников, тем меньше доля бухгалтеров, и наоборот. И это не случайность, а правило. Почему так получается? Потому что чем больше в компании сотрудников, тем проще равномерно распределять нагрузку между бухгалтерами. Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате (зарплатчик) в среднем может в месяц обработать данные примерно 300 сотрудников. Получается, что в компании, где работает 300 человек, достаточно одного зарплатчика, а если штат организации – 3000, то нужно 10 зарплатчиков, или 0,3 % от общей численности. И при этом они полностью загружены. А если в компании всего 50 сотрудников? Там тоже должен быть один зарплатчик, что составляет уже целых 2 % от общей численности. При этом он загружен в среднем полдня, а чем ему заняться в оставшееся рабочее время? Поручить ему дополнительно заниматься учетом основных средств? Может, получится, а может, и нет – это достаточно специфический участок. Где найти такого разностороннего специалиста? В связи с этим у небольших компаний остается два пути: либо держать на каждом направлении отдельных бухгалтеров, не загружая их работой полностью, либо выбирать вариант «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда каждый из сотрудников бухгалтерии обслуживает несколько участков.

Второй вариант менее предпочтителен по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, начинает существенно страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем болезненнее решается каждая ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

На один из последних семинаров пришел генеральный директор, у которого была, собственно, только одна проблема. Он спросил: «Что мне делать с главным бухгалтером? Как проконтролировать, все ли, что нужно, он делает, и насколько правильно, если я сам ничего не понимаю в бухгалтерии? Кроме того, он может в любой момент уволиться. Как мне тогда быть?» И это действительно очень распространенный и болезненный вопрос.

Часто бывает: все выглядит вроде бы хорошо, но когда старый бухгалтер увольняется и приходит новый, выясняется много не очень приятных вещей. Например, оказывается, что целый год не начислялась амортизация на основные средства, хотя должна была начисляться ежемесячно. Или отчетность сдавалась во все фонды, кроме фонда занятости. Или приходит проверка из контролирующих органов и начисляет пени и штрафы, что называется, «по полной программе».

Компания у генерального директора, о котором идет речь, была небольшая – всего восемь человек. Я предложил ему такой вариант: «Лучше всего взять в штат еще одного бухгалтера. Это, с одной стороны, не даст расслабляться главному бухгалтеру, так как его работа будет на виду у помощника, а с другой – позволит воспитать преемника, который останется в компании в случае увольнения первого бухгалтера. Хотя это и накладно, но надо выбирать: либо продолжать рисковать, экономя на заработной плате, и получить потом недешевый сюрприз в виде начисленных штрафов по итогам выездной проверки, либо платить немного больше, но жить гораздо спокойнее». Еще один выход для таких компаний – передача бухгалтерской функции на аутсорсинг, о чем мы еще поговорим подробнее.

Таким образом, крупные компании находятся в этом смысле в выигрышном положении, так как имеют больше возможностей оптимизировать расходы на содержание бухгалтерии. А маленькие компании вынуждены переплачивать или жертвовать качеством и подвергать себя большему риску.

Уважаемые генеральные директора! Если вы хотите меньше зависеть от кадров, увеличивайте свой бизнес и свои компании! А вам, уважаемые главные бухгалтеры, советую устраиваться на работу в крупные компании. Ведь коллективом в 25 человек руководить гораздо проще, чем пятью сотрудниками, так как возможностей для маневра намного больше. Если уволится один работник из 25 – это, конечно, неприятно. Но если уйдет один бухгалтер из пяти – эта проблема гораздо серьезнее.

6.2. Перечень бухгалтерских должностей и их основные функции

Иерархия должностей в бухгалтерии проста. Не вдаваясь в тонкости названий штатных единиц в разных компаниях, можно выделить пять основных уровней:

1. Главный бухгалтер.

2. Заместитель главного бухгалтера.

3. Старший бухгалтер.

4. Младший бухгалтер.

5. Операционист.

Начнем с операционистов. Это либо операторы, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры. Другими словами, это сотрудники бухгалтерии, которые работают руками или ногами.

Младшие бухгалтеры ответственны за несложные бухгалтерские участки или помогают в работе старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они могут называться бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт, чем младшие. За ними закреплены, как правило, наиболее сложные участки учета.