Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода

Подчиненные

Субординация между руководителем и подчиненным выражает распределение полномочий, иерархию взаимоотношений и ответственности сотрудников организации.

По правилам этикета к руководителю следует обращаться на «вы», по имени и отчеству. Исключение составляют творческие и молодежные коллективы.

Подчиненные первыми здороваются с руководителем, однако приоритет рукопожатия принадлежит вышестоящему должностному лицу.

Не менее важными элементами построения взаимоотношений между руководителем и подразделением являются его доступность и возможность общения. Пожатие руки, хвалебный отзыв, заинтересованность в работе сотрудника поднимают настроение и создают позитивную атмосферу в коллективе. Руководителям различных уровней и крупных концернов, и небольших фирм рекомендуется чаще выделять время для общения с коллективом.

Задача руководства – организация работы коллектива. Чтобы не только организовать рабочий процесс, но и пользоваться уважением подчиненных, руководителю следует выбрать верный тон в общении с ними. Недопустимы фамильярность, особенно по отношению к женщинам-сотрудницам, грубый, наставительный, повышенный тон, тем более крик, злоупотребление властью.

Руководитель, уважающий своих подчиненных, легче наладит с ними отношения и заслужит ответное уважение. Замечания, указания на ошибки, просьбы доработать материал следует выражать лично и наедине, для этого следует вызвать сотрудника к себе в кабинет, но не отчитывать в присутствии коллег. Об увольнении, повышении или понижении заработной платы, изменении в штатном расписании или условиях контракта следует сообщить лично, через секретаря, помощника или отдел кадров в исключительных случаях.

Руководителю не следует забывать о вежливости. В благодарность сотруднику приятно услышать «спасибо», а в сочетании с просьбой – «пожалуйста» или «будьте добры».

Важным аспектом повышения заинтересованности в работе и производительности труда является поощрение сотрудников. Задача руководства – позаботиться о материальной премии и других социальных льготах для своего коллектива.

Не стоит чрезмерно контролировать работу каждого сотрудника, лучше проявить доверие и отслеживать общую работу команды.

Несмотря на разное должностное положение, руководителю следует начать общение с новым подчиненным на «вы», независимо от возраста. Перед тем как перейти на «ты», лучше уточнить, не возражает ли сотрудник.

Подчиненным правила делового этикета предписывают уважительно относиться к начальнику и не выражать эмоциональное недовольство стилем руководства. Не следует жаловаться коллегам, шептаться за спиной, распускать сплетни.

Стоит учитывать, что характер взаимоотношений между руководителем и сотрудником определяет руководитель. В случае, если сотрудник считает отношение к себе несправедливым, следует конфиденциально и аргументированно обсудить тему с начальством.

В общении с руководителем рекомендуется следовать принятым традициям. Вставать каждый раз при появлении начальника в помещении не стоит, особенно если он заходит часто, но если руководитель зашел для представления или сопровождая гостя или делегацию, полагается встать.

Садиться без приглашения в кабинете руководителя не полагается, даже если вы принесли запрошенный руководителем отчет. Лучше подойти к его столу и остановиться на комфортном для общения расстоянии.

Приняв приглашение сесть, разваливаться на стуле, закинув ногу на ногу, не стоит, лучше сесть на стул, не облокачиваясь на спинку. Даже общаясь с начальником на «ты», не следует забывать о его статусе.

Особое внимание при общении с руководством следует уделить языку жестов. В кабинете директора многие сотрудники смущаются и робеют, что выражается в их поведении: касании руками лица или одежды, щелканье колпачком ручки. Для конструктивного разговора достаточно сесть ровно и положить руки на столе. Отвечая на вопросы, держите контакт взглядом.

Секретарь

Общение между руководителем и секретарем также подчиняется правилам общего делового этикета.

В зависимости от вида деятельности и размера организации функции сотрудников секретариата могут различаться.

Приступая к своим обязанностям, секретарю следует определить, какие именно функции в данной организации ему предстоит выполнять.

Сотрудники секретариата часто решают базовые организационные и административные задачи, участвуют в приеме посетителей, отвечают на телефонные звонки, ведут деловую переписку и первичный документооборот.

Для ведения деловой переписки и корреспонденции существует письменный деловой этикет. Для профессиональных ответов на телефонные звонки понадобится знание телефонного этикета. Во многих крупных компаниях предъявляются строгие требования к манерам и дресс-коду секретаря.

Если у руководителя есть особые пожелания к дресс-коду или манере общения секретаря с клиентами или деловыми партнерами, следует в тактичной форме сообщить ему об этом.

Не следует использовать форму обращения «секретарша», правильнее сказать «секретарь».