Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Этого количества собраний достаточно для обсуждения командой клуба тех вопросов, которые действительно требуют совместного решения. Сутью любого собрания является возможность коллективной работы над поставленными задачами и возникающими проблемами в рамках движения к общей цели. Плохо, когда собрания проводятся формально. В этом случае люди, которые их посещают, считают, что зря потратили время. В работе детского клуба нельзя допускать формализма. В ваших силах все устроить так, чтобы любое действие осуществлялось осознанно и имело смысл. Я бывала на таких совещаниях, когда руководитель что-то зачитывал по бумажке, а все собравшиеся поглядывали на часы и друг на друга, ожидая, когда все это закончится. Я всегда думаю в таких случаях: неужели руководителям не жаль своего времени? Разве нельзя убрать подготовленный черновик и сказать что-то своими словами, от души? Или сказать нечего? Если сказать нечего, то собрание проводить не стоит. Каждый член коллектива, будь то администратор или уборщица клуба, должен понимать, зачем он пришел на собрание и потратил свое время.

Темы общих собраний тоже должны быть общими, то есть актуальными для всех сотрудников. Что мы обсуждаем на общих собраниях?

Во-первых, есть закон начала любого собрания: руководитель обязательно сообщает какие-то хорошие новости.

Во-вторых, если в клубе произошли изменения, то надо познакомить с ними коллектив. В вашем центре мог появиться новый педагог, добавиться новый курс, клуб стал работать по воскресеньям или, наоборот, этот день сделан выходным. Преобразования могут быть крупными или мелкими. Не забудьте рассказать, что в холле теперь есть новые игрушки, вы перешли на работу с более качественными красками, отныне вы будете принимать участие в районных фестивалях и т. д. Все новости и изменения необходимо довести до сведения каждого сотрудника, ведь коллектив должен быть в курсе, куда и как движется клуб.

Очень важно, чтобы члены команды знали друг друга в лицо и располагали информацией, кто и какие занятия ведет. Также руководитель детского клуба должен позаботиться о том, чтобы сотрудники владели предметом всех курсов, предлагаемых клубом. Любой работник (педагог, уборщица, администратор) способен выступить в качестве пиарщика услуг клуба и представить его деятельность клиенту с самой лучшей стороны.

Нередко в больших коллективах детских развивающих центров сотрудники не пересекаются друг с другом и понятия не имеют, кто еще работает в этих же стенах. Например, преподаватель английского языка приходит только во вторник и четверг, а педагог по шахматам – в среду и пятницу. На первом же собрании необходимо представить всех преподавателей, подчеркнув при этом их профессионализм. Люди осознают, что они работают в сильном коллективе.

В-третьих, общие собрания идеально подходят для проведения инструктажа. Помните, что их у вас должно быть несколько: по пожарной безопасности, охране труда и электробезопасности. После инструктажа все сотрудники должны расписаться в соответствующем журнале.

В-четвертых, именно собрания коллектива способны объединить команду детского клуба и привнести в работу дух здоровой конкуренции. Желание сделать свой клуб лучше центра, работающего неподалеку, абсолютно нормально для каждого члена коллектива.

В-пятых, актуальная тема для проведения собрания – работа детского клуба в определенный сезон года, например летом или во время новогодних праздников. В мае стоит обсудить режим работы летом, какие курсы уйдут на каникулы до осени, какие будут видоизменены. На этом собрании актуализируется график отпусков, обозначается дата общего сбора в конце лета и т. д.

В-шестых, нелишним будет напомнить сотрудникам общие правила обслуживания клиентов в вашем клубе.

В-седьмых, на собраниях вы распределяете обязанности на следующий период работы. Для этого пригодятся записи из вашего ежедневника. Например, вы извещаете всех, что осенью у вас будут три праздника: «Осенины», Хэллоуин и Праздник сладкоежки. Вы даете указания администраторам вывесить объявления-афиши в клубе в определенные даты, подготовить к продаже билеты, правильно осуществить учет их оплаты; назначаете ответственного администратора на дни праздников. Также вы извещаете уборщицу о том, что в эти дни должна быть проведена дополнительная уборка. Из числа педагогов определяются ответственные за украшение клуба и выбираются артисты, которые будут вести праздник. Подобным образом распределяются и другие дела, которые должны быть выполнены в клубе.

В-восьмых, на общих собраниях нужно говорить только о решенных проблемах, подводить итоги сделанного, сообщать о хороших новостях, а также о планах на будущее. Ни в коем случае не следует обсуждать проблемы со всем коллективом – это вы сделаете на совещаниях или мини-совещаниях. Запомните данное важнейшее правило проведения общих собраний.