Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Темы, перечисленные выше, как правило, предназначены для монолога руководителя детского клуба: он представляет сотрудников, рассказывает о новостях, извещает о графике работы летом и т. д. Общие собрания не подходят для решения острых вопросов.

Другое дело – совещания и мини-совещания. На них обсуждаются конкретные проблемы, здесь возможны напряженная полемика и бурные дебаты. Как уже отмечалось, совещания проводятся отдельно с администраторами или педагогами. Не обязательно собирать общее собрание, чтобы обсудить вопрос мытья столов, заточки карандашей и раскладывания методических пособий на свои места после занятий. Эта тема актуальна для педагогов. На подобных совещаниях педагогов методист может более подробно, чем на общем собрании, рассказать о новых курсах, например описать цели и задачи, программное содержание, привести примеры заданий.

В вашем ежедневнике собрания коллектива должны быть запланированы на каждый месяц работы. Сначала стоит назначить даты общих собраний, которых, как мы выяснили, может быть всего четыре за год. Далее распределите по датам совещания и мини-совещания. Должно быть как минимум по три встречи с педагогами и администраторами. Очень полезно проводить мини-совещания с администраторами и уборщицами для обсуждения вопросов наведения чистоты в клубе и прояснения возникших мелких недоразумений.

Собрания коллектива можно сделать не только информативными, но и интересными. Помню, как на кафедре педагогики и психологии, на которой я работала, устраивали выставки творений преподавателей. Кто-то принес картины, написанные на досуге, кто-то – мыло ручной работы или вязаный шарф, а я представила воротничок, выполненный в технике фриволите. Подобные выставки помогали нам, членам коллектива кафедры, лучше узнавать друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой. Мне кажется, что такие мероприятия можно проводить и в клубе. Клиентам тоже будет интересно познакомиться с увлечениями педагогов. Например, организуйте накануне Нового года выставку новогодних украшений ручной работы.

Задача руководителя детского клуба – сделать собрания такими, чтобы никому из сотрудников и в голову не пришло их пропускать, поскольку они будут интересны, информативны и полезны как каждому участнику, так и коллективу детского клуба в целом.

работа с ежедневной отчетностью

Работать с ежедневной отчетностью, поступающей из детского клуба, – святая обязанность его руководителя. Не будете анализировать информацию – не будет четкой картины ни по клиентам, ни по документам, ни по финансовому состоянию вашей компании. Клуб будет развиваться сам собой, и каким окажется это развитие, никто не знает.

Вот основные показатели, требующие анализа информации:

клиентооборот;

документооборот (входящие и исходящие документы);

движение денежных средств (поступления и траты);

деятельность сотрудников клуба.

Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.

Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:

сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;

возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;

источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;

сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;

сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;