Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Во-первых, существует обязательный минимум документов для любой организации, который определен законом. Например, правоспособность компании подтверждается следующими документами: уставом, учредительным договором, регистрационными свидетельствами и пр. В детском клубе в обязательном порядке должны быть документы по охране труда, пожарной и санитарной безопасности. От этого никуда не деться. Причем самодеятельность здесь недопустима – все документы такого плана необходимо оформить надлежащим образом, поскольку они являются источником информации для отчетности перед налоговой или трудовой инспекцией, органами Госпожнадзора, прокуратуры и т. д. О проверках, проводимых госорганами, мы поговорим в главе 5 данной книги. К проверкам нужно отнестись со всей серьезностью, поскольку в зависимости от характера нарушений детский клуб может быть просто разорен огромными штрафами, налагаемыми на организацию. При любой ревизии, как вы понимаете, проверяют прежде всего документы, и оправдания вроде «я не знал» здесь не помогут. Отсутствие документов грозит применением мер административной ответственности.

К документации клуба также относятся договоры с другими организациями. Например, вы заказываете воду для кулера – составляется и подписывается договор, который хранится в клубе. Подобных хозяйственных договоров с годами накапливается немало – несколько толстых архивных папок. Это и обслуживание придверных ковриков, и Интернет, и оптовая закупка книг, которые будут являться подарками на предстоящем празднике. Форма таких гражданских договорных отношений строго определена законодательством, и отклонений быть не может. Договоры с контрагентами обусловливают появление дополнительных документов: выставленных счетов, подписанных актов и т. п., для которых также должны быть предусмотрены отдельные папки.

Во-вторых, четкая организация документооборота нужна не только для готовности детского клуба к проверкам. Правильное и грамотное хранение документов позволяет в любое время извлечь необходимую информацию о деятельности клуба как в прошлом, так и в настоящем. Управлять детским клубом эффективно можно только на основе достоверной информации, полученной опять-таки из документов.

В-третьих, следует понимать, что большинство документов, которые проходят через клуб, имеют юридическую ценность. Подписи сотрудников под локальными актами, правильно оформленные акты сдачи-приемки работ с поставщиками, своевременно заполненные обязательные журналы – вся эта документация имеет юридическую силу и может пригодиться в любой момент. В последнее время участились жалобы сотрудников на работодателей в трудовую инспекцию, которая обязана в кратчайшие сроки рассмотреть инцидент и, конечно, будет изучать прежде всего документы по сложившейся ситуации. Если с документами все в порядке, то вас, скорее всего, ожидает беседа с инспектором и дело до административных санкций не дойдет.

В-четвертых, документы бывают обязательными (они определены законом) и внутренними, необходимыми для повседневной деятельности клуба. К последним мы относим подробную инструкцию разговора по телефону администратора, включающую шаблонные фразы; бланки ежедневной электронной отчетности администратора; бланки учета расходных материалов и др. Подобная внутренняя документация не является обязательной для всех организаций, но она поможет детскому клубу фиксировать внутрифирменную информацию.

Самое главное – определить объем внутренней документации детского клуба. Кто-то может решить, что внутренние документы – это излишняя трата времени, ведь достаточно ежедневно отслеживать приход и расход денежных средств. К тому же руководители опасаются, что персонал не захочет заполнять многочисленные бланки или плохо справится с этой задачей. Некоторые директора детских клубов впадают в другую крайность и обрастают огромным количеством докладных, отчетов и таблиц. Здесь необходимо найти золотую середину, а для этого нужно четко понимать, какие данные важны для дальнейшего развития детского клуба. Например, вы хотите знать, каково процентное соотношение групповых и индивидуальных занятий, – включите в ежедневную отчетность администратора данный пункт и не забудьте сделать на своем рабочем компьютере соответствующую таблицу, которая позволит упорядочить информацию.

Чтобы все эти многочисленные документы не накапливались хаотично и не терялись время от времени, нужно установить график документооборота.