Детский клуб. Совершенствуем систему управления

сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;

сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;

сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;

кто оплатил абонементы и на какие курсы;

кто приходил на разовые занятия и на какой курс;

сколько человек написало заявление по отъезду;

кто из педагогов опоздал;

опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;

какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);

какие сегодня были исходящие документы;

что продали в магазине;

приход денег по кассе;

приход денег по эквайрингу;

расход денег;

остаток в кассе;

какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.

Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).

В книге «Прибыльный детский клуб» я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, «все, что вы не замеряете, вы не контролируете».

Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

В главе 4 «Контроль деятельности детского клуба» подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.

организация документооборота в детском клубе

Открывая детский клуб, вы столкнетесь с большим количеством вопросов, которые нужно решать руководителю, и с неменьшим объемом документов, которые нужно систематизировать. Кто-то слышал о необходимости вести документы по пожарной безопасности и теперь озадачен встречей с представителем органов Госпожнадзора, кто-то прочитал на нашем сайте www.tvoyklub.ru о том, как у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекцией, и понял, что подобные проверки – реальность. А ведь существуют еще и бухгалтерские документы!

Таблица 3.2.

Сведения о клиентах, пришедших на пробное занятие

На каком этапе следует задуматься об организации документооборота в детском клубе? Скажу честно: еще до официального открытия. Множество журналов и папок должны быть оформлены и сформированы до того момента, как первый клиент перережет ленту на входе в ваш клуб. Документооборот – один из важнейших компонентов, необходимых для построения системы бизнеса, и хорошо бы знать с самого начала, какие документы и в какие папки нужно подшивать.