Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Наш первый детский клуб был открыт, когда мне было уже далеко за 30. До этого я успела поработать и в госучреждениях (учителем начальных классах в школе, затем преподавателем педагогического вуза), и в частном агентстве недвижимости. Везде отношение к бумагам было бережное и очень внимательное. В школе – журналы, отчетность, в институте – инструкции, договоры и отчетность, в агентстве недвижимости – нескончаемые папки с документами, договоры и опять же отчетность, причем подробная и еженедельная. Именно поэтому, став соучредителем первого клуба, я недоумевала, почему наш развивающий центр не пополняется папками с многочисленными бумагами. Не может же быть так, чтобы организация существовала, а документов не было! На эту тему мы неоднократно спорили с партнером, доказывая друг другу противоположное. Соучредитель – генеральный директор – убеждала меня, что настоящему бизнесу стандартные документы, как у всех организаций, не нужны, самое главное – это коммерческая отчетность, где ясно видны реальные денежные приходы и расходы.

Организовав второй клуб и став генеральным директором, я сразу же принялась претворять свои убеждения в жизнь – приказы, договоры, локальные акты и т. п. Документы собирались, можно сказать, хаотично и стопками складывались в сейфе. Я пыталась с помощью Интернета разобраться в том, что еще необходимо действующей фирме, и находила все новые и новые документы, которые меня уже просто пугали своим количеством. Хорошо, что у нас была трудолюбивая и ответственная бухгалтер, – бухгалтерская документация сразу раскладывалась по нужным папкам. Постепенно, в некоторых вопросах самостоятельно, а в некоторых – посетив необходимые курсы, я разобралась с этой грудой документов, распределив их по многочисленным папкам по охране труда, противопожарной безопасности и т. д. Наведя порядок в этих стандартных обязательных документах, я поняла, что у меня полный провал с анализом финансовой ситуации в клубе. Соучредитель первого детского клуба в чем-то была права. Только управленческий учет дает тебе полноценную картину жизнедеятельности детского клуба как бизнеса. Пришлось приниматься за оформление внутренних журналов, разработку и стандартизацию бланков отчетности для администраторов, поиск электронной программы для детского клуба, которая помогла бы упорядочить информацию.

Документооборот необходим детскому клубу – это надо принять как должное.