E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Набор таких удобных шаблонов значительно облегчает жизнь, поскольку каждый раз не нужно заново сочинять ответ тем, кто обращается к вам с просьбой или предложением. Быстро отправив вежливый отказ, вы не отвлечетесь от важной работы.

Действия:

Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Допустим, на небольшую часть людей, которые отправляют вам электронные письма (скажем, 20 %), приходится почти все затраченное впустую время (скажем, 80 %). Отнеситесь к этой разновидности нежелательных сообщений как к настоящему «пожирателю времени». Возможно, отправители раз за разом задают вам одни и те же вопросы, а может, это просители, не умеющие правильно составить обращение. Выяснив, какой тип писем сильнее всего снижает вашу производительность, разработайте стратегию обращения с ними прежде, чем они попадут в ваш ящик «Входящие»: включите программу-автоответчик, используйте Gmail для составления стандартных ответов или перенаправления в раздел часто задаваемых вопросов на вашем сайте.

Часть третья. Стиль Как составлять электронные письма, побуждающие к действию

Не будем себя обманывать. Каждое электронное письмо – это попытка убедить

Дэниел Пинк

Не надейтесь, что на вас обращают внимание

Сто лет назад написать письмо – это все равно что сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить с глазу на глаз. Сегодня электронное письмо больше похоже на попытку докричаться через оживленный перекресток до спешащего на деловую встречу человека.

Все мы чрезвычайно загружены и очень заняты. Мы пребываем в состоянии перманентного частичного внимания, легко переключаясь с одной из бесчисленных форм коммуникации на другую, используя электронные письма, тексты, мгновенные сообщения, социальные сети, интернет. Это означает, что ваше электронное письмо борется за внимание адресата не только с другими письмами, но также и со всем остальным коммуникационным потоком.

Кроме того, мы все чаще стали проверять почту при помощи мобильных телефонов. В среднем более 50 % электронных писем впервые просматриваются на телефоне. Мы упорядочиваем и очищаем свой ящик входящих сообщений, на ходу отвечая на срочные письма и отмечая менее срочные, к которым следует вернуться на рабочем месте.

Это значит, что ваше письмо скорее всего удостоится лишь беглого взгляда, брошенного на монитор смартфона, когда получатель будет переключаться с одной задачи на другую. В лучшем случае сообщение ненадолго привлечет его внимание. Если оно покажется убедительным и достойным более внимательного рассмотрения, к нему вернутся позже. Но, если первое впечатление будет неблагоприятным, для вас игра закончится, не успев начаться.

Это соревнование за внимание означает, что подход к составлению писем должен быть совершенно иным. Данный раздел, «Стиль», посвящен тому, как писать эффективные электронные письма в том мире, где все люди заняты, а их внимание рассеянно. Мы начнем с важности оценки получателей сообщения, а затем перейдем к рекомендациям, как сделать ваши электронные письма краткими, побуждающими к действию и персонализированными.

Оценка получателей письма

Обычно мы пишем электронные письма в вакууме. То есть в одиночестве и без обратной связи. Создается впечатление личного, персонального занятия, но на самом деле вы не один. Вас двое. Каждое электронное письмо – это разговор, социальное взаимодействие, которое требует вежливости, чуткости, тонкости и доброты.

Вот почему очень важно перед тем, как садиться за письмо, оценить получателей вашего сообщения. Вы обращаетесь к начальнику? К влиятельной персоне, с которой лично не знакомы? К клиенту или заказчику, который может быть расстроен? К коллеге, который находится на грани изнеможения? Каждый из этих сценариев требует разного стиля и тона. Вместо того чтобы сосредоточиться на своих потребностях, попробуйте поставить себя на их место. Насколько они заняты? Какая информация им нужна? Что их успокоит?