E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Разумеется, информация и ссылки на начальство – не единственные способы завоевания доверия. Вы также можете продемонстрировать свое внимание к адресату: отметить, как давно вы следите за его работой, как вам понравилась его последняя публикация в блоге или обратить внимание на какие-либо неожиданные общие черты. Большинству людей приятно – если это не откровенная грубая лесть, – что их замечают, и в ответ они уделяют вам внимание.

Четко обозначьте дальнейшие действия. Вероятность ответа выше, если адресату известен следующий шаг. Я часто получаю письма от людей, которые предлагают обменяться информацией, но не объясняют, что от меня требуется. Ждут ли они приглашения на чашку кофе? Или телефонного звонка? Непонятно, и поэтому вместо краткого согласия мне приходится переспрашивать, о чем идет речь. (А в большинстве случаев я вообще не отвечаю.) Четко обозначив дальнейшие действия, вы помогаете получателю письма согласиться на ваше предложение.

Допустим, вы обращаетесь за советом к кинорежиссеру, которым восхищаетесь. Не ограничивайтесь следующим сообщением:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы обратиться к вам за советом. Что скажете?

Лучше сформулировать свою просьбу так:

Мне очень нравятся ваши режиссерские работы, и я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Не согласитесь ли вы на следующей неделе поговорить со мной 15–20 минут по телефону? Я свободен весь день в четверг и пятницу, если вам будет удобно. Обещаю, что буду краток.

Во втором сообщении точно указывается суть вопроса, а также тот факт, что вам нужен лишь краткий разговор по телефону. То есть получатель понимает, что потратит минимум времени, а также видит, что переписка может быть завершена быстро и результативно: вы уже предложили дату. Другими словами, вы уважаете время адресата и демонстрируете это, и он теперь знает, что общение с вами не станет очередной головной болью, которая ему совсем не нужна.

Задавая вопрос, предложите решение. Электронная почта – не самое подходящее средство для дискуссии. Поэтому сообщения, содержащие только вопрос «Что вы думаете по поводу того-то и того-то?», обычно неэффективны. Занятые люди не склонны решать за вас ваши проблемы, и им некогда писать длинные ответы. Они предпочитают ответить «да» или «нет» и перейти к другим делам. Если вы хотите получить ответ (а иначе зачем писать?), нужно не просто задать вопрос, но и предложить решение.

Представим, что вы спрашиваете у начальника разрешения участвовать в конференции. Можно написать:

Привет, Тина. Я узнал, что люди уже заказывают гостиницу на конференцию SXSW на следующий год. Мне бы хотелось поехать. Что скажете?

А можно и так:

Привет, Тина. Я задумался о том, как повысить свою квалификацию, и пришел к выводу, что некоторые доклады и семинары на конференции SXSW в следующем году были бы мне очень полезны. Я также могу составить отчет, чтобы по возвращении поделиться полученными знаниями со всем коллективом. Я оценил затраты: вступительный взнос, гостиница и авиабилеты обойдутся компании приблизительно в 2500 долларов. Как вы думаете, компания согласится оплатить мою поездку?

Первое сообщение краткое, но неконкретное, и оно потребует дополнительной переписки, чтобы все прояснить. Второе длиннее, но включает все необходимое для немедленного разрешения вопроса. Отправитель должным образом подготовился, указав затраты и выгоду, и начальнику легче просто ответить «да». Работа на опережение требует дополнительных усилий, но в долгосрочной перспективе приносит огромные дивиденды.

Обеспечьте удобство быстрого просмотра. Используйте жирные точки, цифры и/или жирный шрифт, чтобы выделить ключевые моменты – так ваше сообщение можно будет быстро просмотреть и понять. Если вы презираете подобное «разжевывание» информации, придется переступить через себя. Электронные письма должны приносить результат, а не учить адресата понимать текст.