E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Если вам кажется, что это слишком большая работа для старой доброй электронной почты, представьте ситуацию следующим образом. Если вы сейчас потратите время на оценку получателей (и их потребностей), то ваши письма станут более эффективными, у вас повысится шанс получить желаемое, возникнет меньше непредвиденных ситуаций – и в конечном итоге вы потратите меньше времени на электронную почту.

Краткость и побуждение к действию

В каждом из нас сидит ревнитель эффективности, который рассматривает каждое электронное письмо в более широком контексте дел, требующих нашего внимания: истекающий срок большого проекта, презентация, которую необходимо подготовить, конфликт с клиентом, требующий немедленного разрешения, или очень срочные поручения. Я называю это смещением занятости, и оно влияет на то, сколько внимания (много или мало) мы готовы уделить каждому взаимодействию или каждой порции информации.

В эпоху, когда все невероятно заняты, лучший способ привлечь к себе внимание человека – это проявить уважение к его времени. В случае с электронным письмом – это ясность и краткость изложения и побуждение к действию. Достичь этого можно с помощью нескольких простых стратегий структурирования информации, которую вы хотите передать.

Начните с просьбы. Избегая внезапности или бесцеремонности, необходимо поместить просьбу в начало своего письма – по возможности в первом или втором предложении. Цель заключается в том, чтобы привлечь внимание читающего и он мог бы сразу понять, какие действия от него требуются. Если просьба предваряется большим количеством ничего не значащих фраз, нетерпеливый адресат может до нее и не добраться. Например, вы пишете одному из руководителей стартапа, которым восхищаетесь, и приглашаете выступить на конференции. Просьбу можно сформулировать следующим образом:

Здравствуйте, Кэтрин. Меня зовут Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая проводится ежегодно и привлекает в Staples Center в Лос-Анджелесе более 5000 предпринимателей. Я хочу пригласить вас выступить на конференции 5 марта 2016 г.

Возможно, Кэтрин первый раз слышит о конференции Firestarters, но она знает нечто важное: о чем письмо (в данном случае – предложение выступить на конференции). Она знает дату и место проведения мероприятия, а также число участников – оно впечатляет. Теперь, объяснив Кэтрин, чего от нее хотят, и пробудив ее интерес, Марк может подробнее рассказать ей о мероприятии, поделиться еще более впечатляющей информацией, что сделает его предложение особенно убедительным.

Сейчас не так-то просто привлечь внимание.

В мире, где удается привлечь внимание лишь на краткий миг, лучше сразу излагать суть, а затем приводить объяснения и/или условия. Подумайте о том, что увидит получатель в двух строчках предварительного просмотра сообщения на экране своего мобильного телефона: привлекут ли его внимание эти несколько слов?

Завоюйте доверие. «Зачем мне это?» – такой вопрос неизбежно возникает почти у всех людей, открывающих электронное письмо, особенно от незнакомого человека. Вот почему так важно сразу же завоевать доверие получателя. Объясните, чем вы отличаетесь от других, почему вас можно считать профессионалом или почему вам стоит уделить внимание.

Например, если вы хотите привлечь в качестве спонсора какой-либо известный бренд, то завоевать доверие можно информацией о численности своей аудитории и о завоеванных наградах.

Здравствуйте, Том. Я Трейси Блэк, редактор веб-сайта Feed Daily, лауреата премии Webby Award, у нас 2 миллиона посетителей в неделю. Я планирую новую серию статей о честолюбивой творческой молодежи, и мне хотелось бы узнать, не заинтересует ли вас предложение стать ее спонсором.

Если вы пишете знакомому человеку, например сотруднику по поводу срочного задания, – оправдать и подкрепить свою просьбу можно ссылкой на давление начальства (если это правда).

Привет, Том. Я хочу узнать, реализовал ли ты новую функцию подписки для электронной почты? Начальник хочет, чтобы это было закончено к концу недели.