Эффективные письменные деловые коммуникации

Писать понятно – значит выражать свои мысли максимально прямо и четко, не в ущерб смыслу и выбранному тону.

Давайте опять обратимся к Уоррену Баффету, одному из эффективнейших в мире бизнес-лидеров, который, кстати, придает большое значение профессионализму в деловой переписке. Посмотрите, как он переделал небольшой отрывок, найденный им в деловом буклете одной компании, занимающейся оказанием финансовых услуг. Прежде чем вы ознакомитесь с приведенным ниже вариантом Баффета, прочтите первый отрывок и обратите внимание, от каких деловых жаргонизмов Баффет избавился по мере того, как сокращал и видоизменял текст.

Неправильно

Управленческие решения, касающиеся срока погашения и дюрации ценных бумаг в составе портфеля, принимаются в рамках среднесрочной политики в области сроков погашения. Структура портфеля по срокам погашения корректируется исходя из прогнозирования изменений процентной ставки. Такие корректировки не направлены на то, чтобы учесть краткосрочные ежедневные колебания на рынке, а, наоборот, применяются на основе прогнозируемых долгосрочных изменений процентных ставок (то есть изменений, которые выходят за пределы циклов деловой активности и/или не являются их сопутствующим признаком). Корректировки, направленные на сокращение сроков погашения и дюрации ценных бумаг в портфеле, осуществляются для ограничения потерь капитала в периоды, когда ожидается рост процентных ставок. И наоборот, в основе стратегии корректировки, направленной на увеличение периода наступления сроков погашения и дюрации ценных бумаг в портфеле, лежит анализ ситуации в американской и мировой экономике, при этом особое внимание уделяется уровню реальных процентных ставок, мерам кредитно-денежной и налогово-бюджетной политики и циклическим индикаторам.

Количество слов: 139.

Количество предложений: 5 (часто используется страдательный залог).

Средняя длина предложения: 28.

Правильно

Мы пытаемся получить прибыль за счет корректного прогнозирования будущих процентных ставок. Когда у нас нет уверенности в будущих колебаниях, мы инвестируем в среднесрочные облигации. Когда мы ожидаем значительного и устойчивого роста процентных ставок, то инвестируем прежде всего в краткосрочные бумаги. И наоборот, если мы ожидаем существенного снижения ставок, то покупаем долгосрочные облигации. Мы ориентируемся на долгосрочную перспективу и не совершаем операций, основанных на краткосрочных колебаниях конъюнктуры.

Количество слов: 66.

Количество предложений: 5 (редко используется страдательный залог).

Средняя длина предложения: 12,8.

Если проанализировать текст до и после внесенных правок, используя индекс удобочитаемости Флеша (Flesh Reading Ease, FRE)[3], то станет очевидно, насколько второй текст удачнее первого.

Однако следует помнить, что повышение удобочитаемости текста не означает его чрезмерного упрощения. В приведенном выше примере скорректированный текст дает читателю ту же информацию – но более четко и ясно.

Вот еще один, более короткий пример, на этот раз из формулировки миссии регионального высшего учебного заведения.