Эффективные письменные деловые коммуникации

• Уступки: хотя, и все же, впрочем, в то же время, бесспорно, без сомнения, даже если, несмотря на, при условии, разумеется, тем не менее, хотя, конечно, между тем, в то время как.

• Возврата к какой-либо мысли: и все же, тем не менее, все-таки.

• Приведения примера: например, в частности.

• Приведения причинно-следственных связей: поскольку, следовательно, таким образом, потому что, отсюда следует, так как, поэтому, при этом.

• Приведения противоположных аргументов: а, но, однако, тем не менее, и все же, наоборот, несмотря на, в отличие от, напротив, вместо этого, с другой стороны, при этом.

• Приведения выводов: поэтому, в результате, наконец, в заключение, вкратце, в итоге, в целом, следовательно, таким образом, подводя итог.

Использование подзаголовков для перехода

Независимо от того, насколько плавны ваши переходы между предложениями и абзацами, вы быстро потеряете интерес имеющих мало времени для чтения читателей, если предложите их вниманию большой массив текста. Разбивайте ваши документы (даже электронные письма, длина которых превышает один абзац) на части при помощи своего рода «указателей», которые помогут читателям перемещаться от одного раздела к другому и быстро выделять для себя те части, где содержится наиболее интересная для них информация. Например, подзаголовок «Резюме» указывает на ту часть текста, где подытожены наиболее важные моменты. А подзаголовки, в которых лаконично, но при этом ясно сформулированы ваши главные мысли, позволят человеку быстро пробежаться глазами по тексту и понять суть вашего сообщения.

Старайтесь делать подзаголовки максимально логичными и последовательными. Например, если вы возглавляете рабочую группу, в задачи которой входит разработка рекомендаций по развитию связей с прямыми клиентами при помощи социальных сетей, можете представить каждый подзаголовок в основной части документа в виде предписаний приблизительно такого рода:

• используйте LinkedIn для получения клиентских отзывов о существующих продуктах;

• используйте Facebook для проверки новых идей;

• используйте Twitter для обсуждения интерактивных мероприятий.

Такой единообразный подход будет способствовать улучшению вашего документа как с точки зрения выразительности, так и логичности.

РЕЗЮМЕ

• Используйте переходы, размещенные в нужных местах, чтобы подвести читателя к следующей мысли и обозначить связь с информацией, представленной ранее.

• Разбивайте текст документа на части при помощи кратких содержательных подзаголовков, чтобы сделать его более удобным для чтения и помочь людям быстро выделить наиболее интересную для себя информацию.

• Создайте раздел с подзаголовком «Резюме», чтобы обратить внимание читателей на наиболее важные моменты в документе.

• Старайтесь делать свои подзаголовки последовательными и единообразными, чтобы повысить выразительность и логическую согласованность документа.

Глава 14 Освойте азы грамматики

Почему грамматика так важна? Потому что читатели могут воспринимать ваш язык – а в особенности ваше знание родного языка – как отражение вашей компетентности. Если вы будете делать много ошибок, то произведете впечатление необразованного и неквалифицированного человека. Люди с сомнением отнесутся к вашим рекомендациям, скажем, по запуску ресурсоемкого проекта или приобретению продуктов или услуг. Они могут подумать, что вы не понимаете, о чем говорите.

Как проверять себя

Существует три хороших способа повысить грамотность: 1) читать первоклассную нехудожественную литературу; 2) просить знающих коллег проверить ваш материал и объяснить свои правки; 3) сверяться со справочниками по грамматике и словоупотреблению, обращаясь к ним всегда, когда возникают какие-либо вопросы.

Последний способ поможет вам понять различия между настоящими и искусственными правилами, которые так сильно вредят деловой коммуникации. Например, вам говорили в школе, чтобы вы никогда не начинали предложение с союза? Об этом говорили и мне. Но посмотрите на все эти «и», «а» и «но», с которых начинаются предложения в первоклассной прозе. Они повсюду. Эти слова, помещенные в начало предложения, помогают читателям свободно следовать за авторской мыслью. Писатели, о которых идет речь, не нарушают и никогда не нарушали правил.

С грамматической точки зрения нет ничего плохого в том, чтобы начинать предложение со слов «к тому же» и «однако». Но с точки зрения стилистики это не самый удачный вариант. Такие многосложные связки не так четко и ясно соединяют предложения, как односложные.

Вас беспокоит, что ваши адресаты подумают, что плохо начинать предложение с союза? Они даже не заметят этого, как никогда не замечаете вы сами. Хороший стиль заставляет читателей сосредоточиться на вашем ясном и кратком сообщении. Плохой же, наоборот, привлекает к себе внимание. Полюбите язык, и он ответит вам взаимностью.