Эффективные письменные деловые коммуникации

Хронология событий

На прошлой неделе

Сара попросила меня выяснить, заинтересуют ли компанию Magnabilify наши услуги по настройке программ безопасности.

Сегодня

Я поговорил с Джимом Мартинесом.

В следующий вторник

Мы с Джимом договорились о встрече в его офисе для обсуждения этого вопроса.

Через две недели

Если наше предложение заинтересует Magnabilify, мы заключим соглашение о неразглашении информации, разработаем образец программы и организуем демонстрацию ее работы.

Как только вы составили такую хронологическую последовательность, задача по написанию письма значительно облегчилась – осталось лишь объединить события и договориться пообщаться с Сарой до запланированной встречи во вторник.

РЕЗЮМЕ

• Пишите лишь о фактах, имеющих отношение к теме.

• Излагайте эти факты в хронологическом порядке, чтобы читателю было легче следить за вашей мыслью.

• Структурируйте свой рассказ, составив хронологический список событий до того, как приступите к написанию письма. Затем объедините их в своем черновике. Однако избегайте механического перечисления ненужных дат.

Глава 13 Будьте строго последовательны

Плавное изложение предполагает последовательность логически вытекающих друг из друга предложений и абзацев, а не просто их бессвязный набор. Логичное изложение требует тщательного планирования и умения делать переходы, или связки, которые помогают читателю следить за вашей мыслью.

Посмотрите, какие варианты предложений, открывающих абзац, предлагает автор книг по деловой этике Мануэль Веласкес (связки выделены курсивом)

Примеры предложений, открывающих абзац, из книги Мануэля Веласкеса Business Ethics («Этика бизнеса»)

1. Насколько эффективен свободный монополистический рынок в достижении моральных ценностей, характерных для свободных рынков с совершенной конкуренцией? Не слишком.

2. Наиболее очевидный недостаток монополистических рынков заключается в высоких ценах, которые в данных условиях могут назначать монополисты, и высоких прибылях, которые они имеют возможность получать. Недостаток, нарушающий принцип справедливости капитализма.

3. Монополистический рынок также приводит к снижению эффективности распределения товаров.

4. Во-первых, монополистический рынок допускает использование ресурсов такими способами, которые приводят к дефициту необходимых потребителям товаров, и в результате эти товары продаются по завышенным ценам.

5. Во-вторых, монополистические рынки не стимулируют поставщиков использовать ресурсы способами, которые минимизируют ресурсы, потребляемые для производства определенного количества товара.

6. В-третьих, монополистический рынок позволяет продавцу применять ценовую дискриминацию, которая мешает потребителям приобрести наиболее желаемый набор товаров, которые они могут себе позволить с учетом их наличия и имеющихся денежных ресурсов.

7. Кроме того, монополистические рынки налагают ограничения на негативные права, которые соблюдаются при условии совершенной конкуренции.

8. Таким образом, монополистический рынок – это рынок, который отклоняется от принципа капиталистической справедливости, экономической эффективности и негативных прав.

Выделенные курсивом переходы направляют нас от одной идеи к другой. Обычно мы их даже не замечаем. В хорошем письме переходы осуществляются практически на подсознательном уровне – на самом деле их продуманно располагают в тех местах, где они необходимы читателям. Эти связки разными способами помогают читателям двигаться вперед по тексту. Для чего они служат?

• Для обозначения очередности совершения событий во времени: затем, на тот момент, впоследствии, как только, наконец, до того, после того, сначала, первоначально, тем временем, позже, затем, сейчас, когда-то, изначально, с тех пор, далее, вплоть до того момента.

• Обозначения места совершения событий: там, в том месте, впереди, позади, в центре, слева (справа) от.

• Добавления новой мысли: и, или, к тому же, также, фактически, более того, не только… но и.

• Подчеркивания какой-либо мысли: прежде всего, главным образом, в основном, в итоге, поэтому, следовательно, не менее важно, особенно, в самом деле, еще важнее.