Эффективные письменные деловые коммуникации

Неправильно

Цель данного учреждения – облегчение предоставления более широких возможностей высшим учебным заведениям региона, а также находящимся поблизости некоммерческим организациям участвовать в укреплении сотрудничества в направлении обеспечения региона услугами, которые будут способствовать максимизации доступных ресурсов многочисленных заинтересованных лиц региона, а также обеспечивать улучшение уровня коммуникации по поводу приоритета образовательных потребностей в регионе.

[50 слов]

Правильно

Цель данного проекта – содействие более эффективному сотрудничеству между высшими учебными заведениями региона и расположенными поблизости некоммерческими организациями.

[17 слов]

В обоих примерах – тексте буклета до и после правок Баффета и миссии регионального вуза – целью первоначальных версий, похоже, было не четкое изложение сути, а нечто иное. Возможно, авторы этих текстов хотели произвести впечатление, или сделать истинный смысл своего сообщения менее прозрачным, или замаскировать тот факт, что они сами не вполне понимают, о чем пишут. Как бы там ни было, стиль, в котором написаны эти сообщения, не подходит ни для одной целевой аудитории.

РЕЗЮМЕ

• Старайтесь писать так же естественно, как вы говорите: пусть ваши читатели видят в вас живого человека, а не корпорацию.

• Избегайте шаблонных фраз, которые делают ваш текст более громоздким и заставляют читателей предположить, что вы относитесь к написанному формально.

• Улучшайте удобочитаемость своего текста, излагая свои мысли максимально четко и ясно.

Глава 12 Приводите фактические данные в хронологическом порядке

События в рассказе по определению должны излагаться в хронологической последовательности. Сначала происходит одно, потом второе, затем третье. Этот принцип хорош не только для книг и фильмов, но и для деловой переписки. В этом случае она с большей вероятностью будет понятной и эффективной, и вы не потеряете интерес читателя. Поэтому включайте в свои документы «только факты, мэм», как говаривал Джо Фрайди в старом телесериале Dragnet («Сети зла»). Важны лишь факты, причем в правильной последовательности.

Теоретически это кажется очевидным, но на практике пишущие часто испытывают затруднения при изложении событий. Они часто начинают с середины, не сориентировав своих читателей, и неизбежным результатом этого становится замешательство получателя сообщения. Вам наверняка знакомо это явление. Это постоянно происходит в беседах с друзьями и родственниками: «Погоди минутку. Давай-ка вернемся назад. Когда это было? Где ты был? И почему ты разговаривал с тем парнем? И откуда он вообще взялся?»

Предположим, вы отправляете электронное письмо, чтобы сообщить о статусе выполняемого в настоящее время проекта, и с момента последней коммуникации по этому поводу уже прошло некоторое время. Получатель письма не до такой степени, как вы, осведомлен о ходе проекта, и, возможно, у него много других дел. Поэтому напомните ему, как обстояли дела, когда вы в последний раз общались на эту тему, и опишите, что с тех пор произошло.

Вариант слева выглядит как поток сознания. Автор письма не утруждается напоминанием об истории вопроса, не рассматривает свое сообщение с точки зрения читателя и не излагает ключевые моменты в хронологическом порядке. Рассказ, приведенный справа, больше привлекает внимание читающего, нежели разрозненные факты, хаотично перемежающиеся субъективными мнениями.

Излагайте по порядку события и время их совершения

Когда в компании возникает серьезный конфликт, юристы обычно просят своих клиентов изложить «все, что имеет отношение к делу, в хронологическом порядке», подробно описав наиболее важные события, приведшие к конфликту. Такое изложение в письменном виде помогает всем участникам лучше понять, что произошло. Попробуйте применять тот же подход при составлении своих писем и документов, разворачивая перед читателем цепочку событий, – не важно, отправляете вы своему адресату обновленную информацию о состоянии проекта или готовите характеристику сотрудника для аттестации. Прежде чем начать свое «повествование», подготовьте хронологический список событий, имеющих отношение к теме. Допустим, вы прибегли к этому методу, прежде чем написать электронное письмо Саре, приведенное в правой колонке.