Эффективные письменные деловые коммуникации

РЕЗЮМЕ

• Соблюдайте грамматические правила языка.

• Повышайте свою грамотность, читая качественную нехудожественную литературу, прося коллег проверить написанное вами и обращаясь к справочникам по грамматике и словоупотреблению, когда у вас возникают вопросы.

Глава 15 Обсуждайте черновые варианты с коллегами

Предположим, вы подготовили проект бюджетной заявки. Попросите своих коллег его прочесть и убедитесь, что вы ясно, кратко и убедительно объяснили, почему должны получить финансирование, например, для найма двух новых сотрудников. И, если это возможно, получите объективную конструктивную оценку от коллеги из другого отдела – желательно того, кому обычно удается успешно получать необходимые ресурсы.

Внимательно отнеситесь к словам коллег: их реакция, вероятно, будет довольно близка к реакции тех, к кому вы обращаетесь.

Принимайте замечания с благодарностью

Хороший автор с радостью принимает конструктивные замечания – на самом деле он жаждет их получить. Плохой же возмущается, воспринимая замечания как личное оскорбление. У хорошего автора обычно много идей, и он ценит их не столь высоко. У плохого автора идей мало, и он ценит их слишком дорого. Поэтому делитесь своим материалом, пока он еще сырой, – реакция коллег поможет вам довести его до ума гораздо быстрее, чем если бы вы трудились над ним в одиночку.

Избегайте ситуаций, когда коллеги будут высказывать вам свои замечания лично. Вы можете невольно занять оборонительную позицию, и вам сложно будет распознать ценный совет. Лучше попросите их сделать пометки в вашем документе и поблагодарите за помощь.

Регулярно обращаясь к подчиненным с просьбой высказать свои замечания по поводу ваших текстов, вы одновременно убьете двух зайцев: качество ваших документов повысится, а подчиненные благодаря такой практике улучшат свои навыки редактирования и письма. Однако предварительно проинструктируйте их: попросите обращать внимание не только на явные ошибки, но и на чрезмерно многословные, неясные или неуклюже сформулированные фразы. В идеале на каком-то этапе вы начнете соглашаться с 80 процентами их замечаний.

Создайте культуру, в которой поощряется редактирование

В моей компании каждый, кто редактирует текст, должен предложить не менее двух правок для каждой страницы. Никому не разрешается вернуть автору какой-либо документ – даже если это всего лишь короткое письмо – со словами: «Мне кажется, все хорошо!» Всегда можно улучшить текст, задаваясь вопросами: какие важные моменты упустил из виду автор? Как можно улучшить стиль? Можно ли лучше и короче выразить ту или иную идею? и т. д.

Если каждый предлагает как минимум две правки на страницу, то, поверьте мне, ваши опечатки будут замечены. Они обычно первыми бросаются в глаза, поэтому читатели сначала обращают внимание на них, а уже потом переходят к более сложной задаче – предлагают стилистические усовершенствования. В конце концов шероховатости исчезнут. Вы и ваша команда станете работать эффективнее: ваши аргументы будут более ясными и вескими, а тексты – более убедительными.

Вам это кажется чересчур? Не забывайте, что каждый документ или письмо, которое вы отправляете, характеризует вашу команду или компанию в целом и уровень вашего профессионализма. Если это напечатанная брошюра или коммерческое электронное письмо, предназначенные широкой аудитории, чем больше отзывов вы получите, тем лучше. Скольких бы компетентных людей вы ни попросили дать оценку, это не будет слишком много.

Нелепая ошибка может обернуться катастрофическими последствиями – как в случае, когда один крупный университет отпечатал тысячи брошюр, посвященных дню выпуска студентов, на заглавной странице которых крупным шрифтом было напечатано: «Школа лобковых дел»[4]. Фотография этого конфуза, разумеется, почти моментально появилась в интернете, и университет стал объектом многочисленных насмешек.

Когда речь идет о письменной коммуникации, в компании должна существовать культура здорового сотрудничества. Нет ничего зазорного в том, чтобы обратиться к коллегам с просьбой поправить свой документ. Люди должны без проблем обращаться за помощью такого рода и получать ее также без проблем и каких-либо неприятных намеков на собственное превосходство со стороны коллег. Любому сотруднику, вне зависимости от его положения в организации, пойдут на пользу конструктивные замечания.

РЕЗЮМЕ

• Регулярно обращайтесь к своим коллегам и подчиненным с просьбами прочесть ваши черновые варианты и предложить внести правки.

• Попросите их внести пометки в документ и дать вам свои замечания в письменном виде, а не объяснять их лично, чтобы избежать защитной реакции с вашей стороны. Всегда благодарите их за помощь.

• Поощряйте формирование среды, в которой можно без труда обратиться за замечаниями и с легкостью их получить – без намеков на превосходство со стороны коллег.