Однако при множестве вариантов структуры редакции к ней предъявляют одни и те же требования. При всех ее особенностях она должна способствовать управлению редакционным коллективом, безотказной деятельности всех его подразделений и служб. А это возможно лишь при определенных условиях. Исходя из того, что редакция — это система, первое из этих условий — наличие в ее структуре центра управления коллективом. Второе — свободный приток в редакцию информации, необходимой для управления коллективом и для деятельности его подразделений. Без такой информации выпуск периодического издания невозможен. Третье — обеспечение прямой и обратной связи в редакции, свободного прохождения информации через все ее подразделения, ко всем ее сотрудникам. Прямой связи — сверху вниз: приказов, решений, указаний руководства редакции всем ее сотрудникам. И обратной связи — снизу вверх: изо всех подразделений, от их работников, информации о выполнении приказов, решений, о ходе реализации планов, заданий и встречные предложения.
Эти требования — один из факторов, определяющих основы структуры любого редакционного коллектива. Другой фактор — принципы редакционной деятельности. Первый из них — разделение труда в редакции. Вся ее структура сверху донизу делится на части, подразделения, звенья, у каждого из которых — свои задачи и функции, свой участок работы и своя ответственность. Это полностью относится и к каждому сотруднику редакции, входящему в то или иное подразделение.
Второй принцип — кооперирование труда и объединение его результатов. Оно закономерно завершает процесс разделения труда. Кооперирование обеспечивает не просто суммирование результатов работы каждого подразделения редакции, но и объединение их в единое целое. Оно лежит в основе создания коллективного журналистского произведения — выпуска газеты, программы или другого периодического издания. Этот принцип способствует целеустремленности в работе редакции. Он приобретает особое значение в деятельности редакционного руководства, обусловливая координацию усилий подразделений коллектива.
С разделением и кооперированием труда связан и третий принцип — единоначалия, также влияющий на структуру редакции. В соответствии с ним каждый работник редакции непосредственно подчинен только одному руководителю. И каждый руководитель получает право единолично решать все вопросы, связанные с деятельностью подразделения, которым он управляет, и каждого своего подчиненного.
Структура редакции формируется под воздействием еще одного фактора — типа СМИ. Он обусловливает специфику структуры, которая приобретает особенности, связанные с различиями процесса подготовки и производства печатного или аудиовизуального периодического издания. В самом деле, структура телерадиокомпании при множественности ее вариантов обеспечивает все элементы и этапы этого процесса, обусловленные особенностями аудио-видеоинформации, используемых при этом методов работы журналистов и технических средств.
Действие всех этих факторов определяет две характеристики структуры редакции, внешне противоречивые, но органично связанные между собой. Структура редакции должна быть, с одной стороны, достаточно жесткой. Только в этом случае она будет способствовать стабильности деятельности всех звеньев коллектива, ее ритмичности. Частые ее изменения могут привести к сбоям в работе элементов редакционной системы. Но с другой стороны, эта структура должна быть гибкой, не отставать от изменений обстановки, в которой действует редакция. Если этого требует ситуация на рынке периодических изданий, необходимость усиления борьбы с конкурентами, в структуру редакционного коллектива нужно немедленно вносить соответствующие изменения. Обеспечение органичного сочетания этих двух характеристик — задача редакционного менеджмента.
Важнейшее значение для деятельности редакционного коллектива имеет функциональное разделение труда. Оно определяет как его структуру, так и организацию работы. Прежде всего, оно приводит к разделению работников на две части. Первую образуют журналисты, в обязанности которых входят подготовка и выпуск периодического издания. В редакции газеты и журнала это написание и редактирование материалов, компоновка готовых текстов и иллюстраций в отдельные выпуски, их техническое оформление, руководство деятельностью коллектива и др. К ним примыкают технические сотрудники, которые, с одной стороны, обеспечивают оптимальные условия для работы журналистов. С другой стороны, участвуют в технической подготовке и выпуске номера. В результате структура редакции такого издания складывается из двух функциональных групп — творческой и технической.