С понижением уровня структуры редакции печатного издания функциональное разделение труда в ней приобретает все более специализированный характер. Каждая из двух больших функциональных групп разделяется на ряд подразделений или звеньев. Так, творческая группа состоит из двух звеньев. Первое — звено руководства и управления. В него входят редакторат (главный редактор и его заместители), редколлегия, секретариат. Второе — звено исполнения, состоящее из отделов редакции. Внутри звена руководства и управления происходит дальнейшее разделение труда: редакторат и редколлегия осуществляют руководство редакцией, секретариат представляет собой центр оперативного управления коллективом.
Важнейшее место в звене исполнения занимают отделы или секторы редакции. Это основные ее творческие подразделения, обеспечивающие выпуск издания. Все они выполняют общередакционные обязанности: дают газете или журналу информацию, участвуют в кампаниях и других коллективных акциях, ведут работу с внередакционными авторами и письмами читателей и т. д. Но у каждого отдела, кроме того, есть свои, особые задачи, и это главное, что определяет характер и в значительной мере организацию его работы. Отраслевые отделы освещают события и процессы, происходящие в какой-то сфере жизни общества, в определенной отрасли народного хозяйства и культуры. Жанровые отделы, например, отдел фельетонов или сатиры, отображают действительность, используя определенные жанры публицистики. Региональные (территориальные) отделы сообщают о событиях, происходящих в границах определенного региона. Проблемные отделы — экономических проблем, социальных, правовых и других — сосредоточивают свое внимание на проблемах, встающих перед людьми в различных областях их частной и общественной жизни. Наконец, каждый из так называемых функциональных отделов редакции выполняет какую-то одну функцию, связанную с подготовкой публикаций определенного характера или с обеспечением деятельности какого-то элемента редакционной системы. Так, отдел внутренней информации обеспечивает издание оперативной информацией о событиях, происходящих во всех областях жизни общества, отдел иллюстрирования дает в каждый номер фотоснимки и рисунки. А отдел расследований сосредоточивается на поисках истинных причин и участников возникновения кризисных ситуаций в жизни того региона, где выходит газета или журнал.
В звене исполнения творческой части крупной редакции нередко работают штатные обозреватели — международный (политический), экономический, спортивный и др. Обычно это специалисты с обширными знаниями, способностями аналитика, сочетающие подготовку масштабных статей и обозрений с оперативными комментариями и другими откликами на события и выступления. Одновременно в редакции могут работать штатные специальные корреспонденты. Это многоопытные журналисты, готовые в любой момент выехать по заданию руководителей в командировку и подготовить проблемное выступление на одном из главных направлений, которые ведет издание.
Немногим уступают спецкорам собственные корреспонденты, работающие вне центрального аппарата редакции. Не случайно собкора называют «редакцией в одном лице» — само положение вынуждает его выступать поочередно в роли репортера и обозревателя, интервьюера, очеркиста, комментатора и рецензента. Как правило, он универсал: готовит материалы на самые разные темы и в разных жанрах, организует выступления местных общественных деятелей и специалистов в разных областях политики, экономики и культуры. В регионе, который обслуживает собкор, он представляет свое издание, в редакции же выступает как представитель своего региона.
В технической группе редакции разделение труда также приводит к образованию ряда служб с четкими функциями и обязанностями. Отдел или служба досье снабжает все творческие подразделения оперативной информацией, которую получает из Интернета и других источников. Компьютерный центр обеспечивает набор и корректуру всех материалов издания. В редакции со слабым электронным оснащением действует корректорская, где вычитывают оригиналы публикаций и оттиски полос номера. В редакционном архиве хранятся в течение определенного времени оригиналы всех публикаций издания, а также подписные полосы всех номеров. В редакционной библиотеке журналисты и другие сотрудники могут получить дополнительную информацию для своих публикаций и сверить использованные в них данные. Задача группы (отдела) проверки, созданной в редакциях некоторых крупных изданий, — сплошная оперативная проверка всех фактических данных: фамилий, должностей, дат, географических названий и т. п., содержащихся в материалах очередного номера. Дежурная служба выпуска создана для работы над номером в редакции и типографии на всех этапах его производства.