Все звенья, элементы редакции образуют систему, где все находится во взаимозависимости. Выход из строя или даже просто сбой какого-либо элемента — плохая работа одного из отделов или технической службы — немедленно сказывается на деятельности всего коллектива, может привести к снижению уровня периодического издания. Ухудшается освещение одного из важных тематических направлений газеты или на телевидении — снижается эффективность их выступлений. Это скажется на реализации тиража, на поступлении доходов в редакцию. Даже недостатки работы какого-либо одного журналиста или слишком долгое его отсутствие в редакции будет отрицательно влиять на деятельность всего коллектива. Чтобы не допустить этого, руководству придется спешно давать задания другим сотрудникам — их нагрузка возрастет. Для того чтобы не нарушать ритм подготовки и выпуска издания, опытный руководитель постарается предусмотреть возможность взаимозаменяемости сотрудников и примет меры для замены ненадежного работника другим сотрудником, даже если это потребует дополнительных расходов.
Организация работы любой редакции характеризуется ритмичностью ее деятельности. Выпуск газеты или журнала, телерадиопрограммы производится через равные временные интервалы — час, день, неделю, месяц и т. д., в пределах заранее обусловленного времени. Ритмичность означает, во-первых, производство всех операций, связанных с подготовкой и выпуском периодического издания, в строгой, заранее обусловленной последовательности. Во-вторых, производство каждой операции в определенное время, к установленному сроку. И, в-третьих, повторяемость этих операций в определенный период, известный всему коллективу и, прежде всего работникам, производящим данную операцию. Коллектив журналистов, готовящих на телеканале ОРТ очередную программу новостей, каждый день завершает свою работу к одному и тому же часу, а дежурная смена дикторов начинает эту программу всегда в одно и то же время.
Неизменный и ровный ритм — свидетельство четкой работы коллектива, одна из гарантий отсутствия ошибок и сбоев, устранение последствий которых требует непредвиденных расходов времени, энергии и финансовых средств. Поэтому забота о поддержании ровного делового ритма в редакции — забота ее руководителей, в том числе менеджера.
Ритмичность редакционной деятельности непосредственно связана с ее цикличностью. Эта деятельность состоит из нескольких повторяющихся циклов, каждый из которых обычно включает: подготовку номера или программы и их выпуск. В свою очередь каждая из этих частей состоит из нескольких этапов. Так, в подготовку номера или передачи входят сбор информации, ее обработка, формирование номера. Процесс выпуска номера или передачи также расчленен на несколько повторяющихся этапов. Подобная цикличность определяет всю жизнь редакционного коллектива: на том или ином этапе цикла внимание журналистов и технических сотрудников последовательно сосредоточивается на очередной задаче — на сборе информации или ее обработке, на формировании номера или его выпуске. Следствием этого являются и определенные психологические особенности организации труда работников редакции, связанные с необходимостью быстрого переключения внимания с одной частной цели на другую.
Для редакционного коллектива немалое значение имеют и другие временные циклы его деятельности, охватывающие значительно более крупные периоды, в первую очередь недельный цикл. В течение недели редакция ежедневной газеты выпускает определенное количество номеров, а творческие коллективы на телевидении и радио — определенное количество программ и передач, занимающих заранее отведенное для них время. Номера недельного цикла различаются своим характером уже потому, что выходят в разные дни недели — рабочие и на выходные. Телерадиопрограммы смотрят и слушают в разное время суток — утром, перед работой, днем — во время обеденного перерыва и в период работы, вечером в часы отдыха и отдельные программы даже ночью. Эта цикличность обусловливает особенности организации работы редакций: использование различных тематических рубрик и форм подачи материалов и т. п.
При функционировании редакции учитывают и иные циклы — месячные, квартальные, годовые. Это связано с особенностями работы в различных областях экономики и культуры в разное время года, а также с существованием определенных сезонов, специфических периодов, когда деятельность целых отраслей экономики направлена на достижение определенных целей. Например, в весенние месяцы региональные СМИ, особенно местная печать, активно освещают проблемы, связанные с проведением сева. А осенью они публикуют материалы, посвященные уборке урожая. Годовой цикл деятельности редакции складывается в процессе ритмично повторяющейся смены тематики и проблематики ее публикаций. Эта цикличность влияет на моделирование изданий, планирование работы редакции и на определение важнейших ее направлений.