Перед руководителями редакции встает задача обеспечения непрерывного притока информации из всех возможных ее источников. Характер этой информации зависит от типа издания и особенностей его целевой аудитории. Для массового общественно-политического издания требуется разнообразная информация, которой могут пользоваться представители самых разных социальных групп. Для делового издания важнейшее значение получает информация, дающая представление о ситуации в различных сегментах рынка. А спортивное издание не может существовать без специфической информации о событиях в различных областях спорта. Всю эту информацию приходится добывать или покупать у различных ее источников.
Все источники информации делятся на две части: внутриредакционные и внередакционные. К первым относятся сами сотрудники редакции — репортеры и другие корреспонденты, которые наблюдают за событиями, беседуют с людьми и интервьюируют их, изучают документы, проводят расследования и используют другие способы и приемы получения информации. Иногда им приходится платить за информацию государственным органам, чиновникам, негласным информаторам редакции и др. Значительную часть этой информации сообщают собственные корреспонденты издания.
К внередакционным источникам относятся прежде всего информационные агентства, у которых редакция покупает информацию, которую нельзя получить другим путем. Какую-то часть информации приносит в редакцию почта. Письма читателей, телезрителей и радиослушателей нередко содержат интереснейшую информацию, которую невозможно получить из других источников. Со временем одним из важнейших источников информации для всех редакций становится сеть Интернет.
Значение этих источников информации неодинаково для разных изданий. Для делового журнала или газеты, обычно не имеющих своих собственных корреспондентов, важнейшим становятся информационные агентства, специализирующиеся на деловой информации. Для общенационального общественно-политического издания повышается роль его собкоров. А для редакции небольшой местной газеты важнейшим источником информации остаются ее журналисты.
Оценка значения различных источников информации для конкретного издания, отбор важнейших из них и организация их эффективного использования — условия обеспечения редакции необходимой ей информацией. К ним ныне присоединяется еще одно условие: наличие денежных средств для приобретения этой информации. Значение различных источников информации приходится оценивать не только по ее качеству и соответствию интересам читателей или телезрителей, но и по ее рыночной стоимости. И если, например, без информации агентств изданию не обойтись, это следует учесть, введя соответствующую расходную статью в редакционный бюджет и уменьшив расходы на приобретение информации из других, не столь важных источников.
Организовав непрерывный приток информации в редакцию, переходят к решению вопросов, связанных с ее использованием. Большую часть оперативной информации используют в очередном и последующих выпусках издания. Оставшуюся не столь оперативную, но актуальную информацию, сохраняющую интерес для пользователей, хранят. Оптимальная форма ее хранения — редакционный банк данных. Ранее он представлял собой собрание различных досье — тематических, региональных, персоналий и др., папок, куда закладывались информационные тексты, документы, вырезки из печатных изданий и другие материалы, которые могли понадобиться журналистам при подготовке их выступлений. С переходом к компьютерной технике в редакциях создают электронный банк данных. Он открывает широкие возможности для поиска информации даже перед пользователями сетью Интернет. В таком банке хранится информация, не содержащаяся в Интернете, — о местных событиях и деятелях, представляющая интерес лишь для конкретного издания.
При достаточно мощной компьютерной базе в редакции возможно создание информационно-поисковой системы (ИПС). Построенная на ряде тематических, региональных и персональных программ, она облегчит сотруднику редакции быстрое получение из банка данных информации, необходимой для его работы. Корреспондент найдет с ее помощью данные, обогащающие текст, над которым он работает, справку о публикациях на ту же тему или список связанной с нею литературы. Обозреватель получит сведения о политических или общественных деятелях. По требованию руководителей коллектива ИПС будет выдавать им сведения о работе творческих и технических подразделений и служб редакции и даже каждого журналиста, а также, что не менее важно, информацию о состоянии финансовой базы издания и балансе редакции.