Граблеведение. Реальная история российского бизнеса, который взлетел, рухнул и выжил, рассказанная основателем

Да, я понимаю, что излагаю азы, которые все и так знают. Я бы четыре года назад ответил ровно так же, сказав, что у нас все есть, все работает, я все понимаю, не отвлекайте меня.

Как была построена отчетность у нас в компании на всем протяжении описываемого периода:

– существовала отчетность, которая сдавалась в налоговую (ЕНВД и налоги на заработную плату, отчисления в различные фонды);

– существовала отчетность, составляемая в конце месяца по фактически понесенным затратам и приходам;

– была попытка создать своими силами форму планирования денег и целевую выдачу (не под расходники, а под ранее заявленные и запланированные цели). К сожалению, все это было реализовано в тот момент, когда дефицит денег был постоянным и, по сути дела, человек, утверждающий расходы, был бабой-ягой, которая никому ничего не давала. Или постоянно резала расходы.

По налоговой отчетности – без комментариев, все было предельно прозрачно, при ЕНВД это не так уж и сложно. Налог рассчитывался и выплачивался ежеквартально исходя из площади торгового зала.

Грабли: вести управленческую отчетность с большим периодом подведения итогов (месяц). В случае трудностей реагирование будет запоздалым.

Антиграбли: установить шаг периода подведения итогов – одна неделя.

По управленческой отчетности было очень много вопросов и очень мало понимания. Первоисточник проблемы– я не очень четко отдавал себе отчет, какой она должна быть. Вроде все ясно – должен быть виден результат работы или его отсутствие. По факту же было непонятно, как свести в одну картину множество составляющих:

– разные предприятия с разной себестоимостью продукции и разной нормой прибыли;

– еще не полученные деньги за услуги по питанию, которые уже оказаны;

– при этом учесть наличие сырья на складах, которое завезено, но не оплачено, так как существует отсрочка платежа;

– учесть недостачи и списания;

– производство с разными цехами, перемещениями сырья, нормами закладок и расходования и так далее.

Отдаю себе отчет в том, что с вероятностью 100 процентов не я первый говорю о необходимости подобной отчетности и существуют специальные программы, в которых все это есть и, наверное, работает идеально.

Да, мы тоже покупали программы, мы тоже вели все в этих программах.

Но главная, на мой взгляд, проблема была в другом.

Попробую объяснить.

Специальные программы, как, наверное, у каждого производства, – приход сырья, переработка, выход готовой продукции. Здесь все было нормально.

Дальше идет реализация этой произведенной продукции – тоже все в порядке.

Есть расходы, касса, выплаты, банк (клиенты и прочее) – все, что относится к движению денег, – тоже все в порядке.

Дальше идет то, что как раз и называется управленческой отчетностью, – сведение всего указанного выше воедино с вынесением результативной части, в которой показывается прибыль (или ее отсутствие). Вот с этим-то как раз и возникли большие проблемы. Все указанные показатели по отдельности отслеживались хорошо, суммировались хорошо, а объединить их в одну ясную картину мы не могли.

Безусловно, была определенная форма, которую главный бухгалтер принес с другого предприятия. Бухгалтерия в нее забивала наши данные, мы видели показатели, которые выглядели правдоподобными. Но сейчас я понимаю, что это был набор цифр, не более того. Набор сумм.

Грабли: управленческую отчетность ведет бухгалтер.

Антиграбли: управленческую отчетность ведет собственник или финансовый директор. Бухгалтер может лишь предоставлять нужные данные.

Мы видели что-то похожее на результативность компании, но не могли понять результативность каждой из ее единиц. Как выяснялось потом, могло быть одно предприятие минусовое, одно нулевое, одно прибыльное, и в сумме показывалась разница между плюсом и минусом. Это, грубо говоря, и был показатель компании.

Мы не делали прогнозов и не смотрели на текущие расходы с привязкой к прошлым и будущим периодам. Проще говоря, получив сегодня деньги за услуги, мы оставляли эту оплату в этом периоде, отгружая сырье в следующем, где отчетность показывала перерасход сырья.

Я пытался читать эти данные, пытался в них вникать, иногда мне даже казалось, что это получается. Зачастую, видя плюсы, дальше мы не погружались, просто понимали, что очередное новое предприятие – прибыльное. Насколько прибыльное – непонятно. Насколько оно может быть прибыльнее – не знали. Основные показатели каждого – не знали. Где идут перекосы – не знали. И так далее. И так несколько лет.

Я отдавал себе отчет в том, что форма должна быть более информативной. Пытался создавать новую, искал аналоги, обсуждал с бухгалтером – все мимо. Мне не хватало собственных знаний.