Интернет-журнал "Домашняя лаборатория", 2008 №2

При работе с большими таблицами иногда чувствуешь себя заблудившимся в документе: заголовки колонок остались далеко сверху, а заголовки строк — далеко в стороне (как бы "за кадром"). К счастью, в Excel есть функция "заморозки" заголовков. Для её активизации нужно выделить ячейку и выбрать пункт "Закрепить области" в меню "Окно". После этого слева и сверху от выделенной ячейки все строки и столбцы будут "заморожены" — они будут постоянно присутствовать на экране, в то время как по остальным ячейкам можно свободно осуществлять навигацию.

Предотвращение дальнейших пересчётов формулы

Иногда бывает нужно получить значение формулы, которое бы в дальнейшем автоматически не пересчитывалось. Например, если мы хотим вставить в документ дату и время его создания при помощи функции ТДАТА. Чтобы функция не пересчитывалась при общем пересчёте листа (в том числе в момент его открытия), можно сделать следующее: скопировать эту ячейку и вставить обратно, с помощью специальной вставки, указав, что вставлять будем только значение.

Предотвращение печати некоторых ячеек

Если вы хотите, чтобы некоторые ячейки Excel не печатались, а на их месте была девственная пустота — это очень просто сделать. Не нужно использовать инструмент "Скрыть" из меню "Окно", так как в этом случае легко самим забыть, что именно вы скрыли. Попробуйте просто сделать шрифт в этих ячейках белым: "Формат" — "Ячейки…", затем на вкладке "Шрифт" в списке "Цвет" выберите "Белый" — в результате эти ячейки на печати абсолютно не будут просматриваться.

Формат с заданным условием

При задании форматов ячеек можно учесть, в частности, что окончания слов в единственном и множественных числах различны. Условие в формате задаётся с помощью квадратных скобок. Например, формат [>=5] 0" дней"; [>=2] 0" дня"; 0" день" означает: — если число в ячейке больше или равно 5, печатать число и текст "дней"; — если число меньше 5, но больше или равно 2, печатать число и текст "дня"; — в остальных случаях печатать число и текст "день".

Расчёты с поиском нужных значений

Если у вас имеются таблицы, например, платежей в разные дни в рублях, а вам требуется пересчитывать их в доллары по курсу на день платежа, то вы можете воспользоваться следующим подходом. Допустим, в столбце А у вас расположены даты платежей, в столбцах В и D — платежи в рублях за данный день.

А в столбцах С и Е вы хотите поместить соответствующие величины в долларах по курсу на день платежа. Тогда вы можете создать лист под названием Курс, в столбце А задать даты (с первой строки и подряд без пропусков!), начиная с интересующей (например, с 1.01.99), в столбце В задать курс. И теперь вам будет достаточно ввести в ячейке С1 формулу =В1/ИНДЕКС(Курс!$В:$В;$А1-ДАТАЗНАЧ ("31.12.98");1). А затем копировать её в те ячейки, где должны быть показаны платежи в долларах. Например, при копировании этой формулы в ячейку Е3 в формуле автоматически будет преобразовано В1 в D3 и $А1 в $А3. В результате платёж в рублях из ячейки D3 будет поделён на курс, взятый с листа Курс из столбца В и строки с номером, определённым как разница между датой платежа из ячейки А3 и 31.12.98, что и соответствует нужной дате, если курсы заданы с 01.01.99.

Второй и лучший вариант решения данной задачи — использовать формулу =В1/ПРОСМОТР($А1;Курс!$А:$А;Курс!$В:$В). Тогда даты с курсами могут иметь пропуски, так как если функция ПРОСМОТР не может найти заданного значения (дата из ячейки $А1) в ячейках поиска (столбец А с датами листа Курс), то используется максимальное значение из меньших, чем искомое значение.

В английской версии Excel соответствующие функции называются INDEX, DATAVALUE и LOOKUP.

Данный подход легко использовать при решении аналогичных задач.

Шаблоны книги и листа

Если вам приходится создавать однотипные формы документов, то следует один раз создать шаблон документа, а потом уже создавать новые книги Excel на основе данного шаблона. Для этого надо сделать образец книги, в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как", в списке "Тип файла" выбрать "Шаблон (*.xlt)", указать желаемое имя шаблона и нажать кнопку "Сохранить". После этого можно будет открывать этот шаблон, как обычную книгу, заполнять необходимыми данными, а сохраняться новая книга будет как файл с расширением. xls, не изменяя тем самым ваш шаблон.

Если вы хотите, чтобы ваш шаблон использовался для каждого нового документа, то следует файлу шаблона дать имя Книга. xlt и поместить в подкаталог XLStart каталога, где расположен Excel. Такой шаблон книги называется стандартным.

Можно также сделать стандартный шаблон листа, который будет определять вид создаваемых новых листов. Для этого надо проделать всё аналогично, только образец должен содержать лишь один лист и имя необходимо дать Лист. xlt.

В английской версии Excel имена стандартных книги и листа — Book.xlt и Sheet.xlt.

Удаление личных сведений из файла