В приграничных районах обители часто располагались в замках или крепостях и исполняли военные обязанности, основным же занятием рыцарей-монахов в мирных монастырях было управление имуществом ордена. Большинство насельников обителей было мирянами, хотя в некоторых орденах, например в Сантьяго-де-Компостела, были отдельные монастыри для духовных лиц, а несколько орденов основывали даже женские монастыри. В последних иногда жило от 40 до 50 сестер, но мужские обители вдалеке от границ обычно были малочисленными. Во главе обителей стояли наставники или командоры, которые не выбирались, а назначались сверху. Они следили за выполнением устава, в приграничных районах командовали рыцарями на поле боя; на них же лежала и ответственность за управление монастырской собственностью, часть доходов с которой они посылали каждый год своим начальникам. У командоров было очень немного подчиненных им чиновников; в своей деятельности они должны были пользоваться советами монастырских капитулов, собиравшихся обычно раз в неделю. Главы провинций тоже назначались центральным руководством и выполняли примерно те же функции, что и командоры. В орденах тамплиеров и госпитальеров и в Тевтонском ордене главы провинций Западной Европы должны были посылать в центр треть доходов своих территорий. У них тоже не было большого чиновнического аппарата, они принимали решения с помощью провинциального капитула, собиравшегося раз в год и состоявшего из монастырских командоров. В центре главных орденов стоял магистр (или гроссмейстер), которому помогали такие лица, как великий командор, верховный маршал, гардеробмейстер, казначей и другие, составлявшие совет. В малых орденах таких должностей не было. Все ордена практиковали периодический созыв общих капитулов, на которые съезжались братья из разных провинций.
Таким образом, должностные лица на всех уровнях управляли совместно с капитулом. На собраниях центрального и провинциальных капитулов платились взносы, отчитывались в делах, делались новые назначения. При этом должностные лица пользовались значительной свободой действий. Не все капитулы собирались достаточно часто, у некоторых даже не было собственных печатей. Но если не было явных злоупотреблений со стороны чиновников, то подчиненные их не трогали. Только в случае длительного и злостного злоупотребления своим положением к ним применялись санкции. Так случилось, например, в 1296 году в ордене госпитальеров, когда центральная обитель вынуждена была применить жесткие санкции к нескольким магистрам за злоупотребления и несправедливости. Возможно, обет послушания мешал подчиненным контролировать должностных лиц, но в то время и в миру на правителей очень редко накладывались какие-либо ограничения.