Итак, в первой половине десятых годов XVIII столетия случались иногда дела, по которым надо было «розыскивать», и эти дела близко интересовали самого Петра. Для этих розысков Петр выбирал надежных людей из среды его окружавших офицеров и, давая им большие полномочия, посылал их в качестве следователей, причем сам постоянно и пристально наблюдал за следствием, получая самые точные донесения и распоряжаясь часто даже мелочами розыска. При этом обычно эти следователи могли набирать нужный штат приказных людей, а кроме того, им давались «асессоры» — помощники из «гвардии офицеров». Этим путем в 1713–1715 годах возникли канцелярии кн. Волконского, Ушакова, Дмитриева-Мамонова, Кошелева. Если сравнить между собой указы, которыми Петр клал основание этим канцеляриям, то нетрудно видеть чуть ли не полное тождество даже их формы.
Образовавшиеся таким путем канцелярии состояли под руководством царя; «розыскивая» порученное дело, сама такая канцелярия обычно стояла в тени; все шло как бы от ее главы, от того офицера, которому указом был вручен розыск, но его компетенция была очень своеобразна, так как он был скорее в положении исполнителя и докладчика о результатах выполнения данного приказа, а этот приказ, то есть вся инициатива и направление дела, зависели от непосредственных указов императора, которые обычно записывались в особую книгу за подписью главы канцелярии или его помощников-асессоров; низший персонал канцелярии уже совершенно обращался в механических исполнителей. Компетенция канцелярий в общем заключалась в розысках по преступлениям «против» пунктов указа 1715 года, хотя основным стимулом их действий было прямое поручение, и потому как исключение, но бывали случаи, когда им поручались дела и не розыскные. Поэтому дела канцелярий постепенно разрастались, а число их становилось все больше; уже Кошелев жалуется, как мы видели, на обремененность свою делами, насчитывая этих дел более ста. Естественно, что непосредственность отношений канцелярии — вернее, стоящих во главе ее офицеров — и императора становилась все менее и менее удобна: уже тот же Кошелев просит об образовании при нем коллегии, которая бы ставила приговоры и помогала ему в направлении следствия.
Если сначала главы канцелярий, например Волконский и Кошелев, вели деятельную переписку с самим императором по всяким мелочам и получали от Петра нередко на все свои запросы собственноручные, подробные часто, письма, то постепенно этот порядок меняется: во-первых, исчезает интенсивность в переписке; во-вторых, эта переписка ведется уже больше через посредство Макарова, который передает, «докладывает» письма Петру, и уже отвечает не царь, а Макаров, передавая указы Петра начальнику канцелярии; и уже эти указы более общие, не так детальны — причем в большинстве случаев уже не письма, как было у Волконского, а докладные выписки поступали к царю через Макарова.
Если до конца 1718 года Петр все решал лично и потому не видел необходимости ни в каких нормах, долженствовавших гарантировать правильность действий канцелярий, то позднее, когда силою обстоятельств он стал дальше от канцелярий и личное его вмешательство в дело канцелярий стало значительно слабее и уже потому не являлось достаточной гарантией верности их действия, он вынужден был подыскивать другие гарантии, заменив свою личную волю объективной нормой; это Петр и сделал указом от 8 декабря 1718 года. Но недостаточно было указать нормы, надо было гарантировать правильность и неуклонность их приложения, ради чего Петр обратился к любимой им коллегиальности.
Итак, в конечном своем образовании розыскные майорские канцелярии состояли как бы из трех частей. Во главе канцелярии обычно стояло одно лицо, гвардии офицер (в большинстве случаев — майор); его именем обычно называлась канцелярия; ему вручались дела императором; он докладывал решения по канцелярии; он получал от Петра приказы и инструкции; ему вверялась довольно большая, хотя совершенно неопределенная власть в делах канцелярии; однако, будучи под наблюдением самого царя, с большой осторожностью должен был он определять размеры своей компетенции; часто за разрешением совершенных пустяков шли к императору, а иногда сравнительно важные дела решались начальником канцелярии единолично — вероятно, в зависимости от разных, в каждом отдельном случае особенных, обстоятельств. Чин и звание, видимо, роли не играли в выборе начальника канцелярии; просто выбирался подходящий человек из лиц, окружавших Петра в данный момент.