Из чего сделан менеджер, или Что предпринять, когда все смотрят на тебя?

• Ведущему удается удерживать внимание аудитории (благодаря красноречивым докладчикам, интересным историям, правильно выбранному ритму и интерактивности).

• Позитивные эмоции и чувства (радость, вдохновение, доверие, гордость, эмпатия и т д.).

Обеспечение фидбэка

Такие совещания часто называются обзорными (ревью), и их главная цель – дать возможность всем заинтересованным сторонам разобраться, как идут дела, и внести свой вклад. Иногда такие совещания заканчиваются совершенно неконкретными выводами типа «вроде бы все в порядке». В других случаях фидбэк может побудить докладчиков внести серьезные изменения в их первоначальные планы и проекты.

Есть искушение судить об успехе совещания по тому, нравится или не нравится проведенная работа начальству. Это ошибка. Обзорное совещание существует не для того, чтобы выносить суждение, а для того, чтобы добиться наилучшего результата. Погоня за одобрением может привести к попыткам затушевать реальное положение вещей, напустить дыма вместо того, чтобы получить полезные отзывы и замечания, помогающие улучшить работу.

Успешное совещание, нацеленное на получение фидбэка, помогает достичь следующих результатов:

• Все участники приходят к единому пониманию того, что называется успешным выполнением проекта.

• Честно представлено текущее положение дел, включая анализ того, как идут дела, какие изменения произошли со времени последней проверки и каковы планы на будущее.

• Четко формулируются вопросы, проблемы или ключевые решения, что позволяет получить максимально полезную обратную связь.

• Согласовываются следующие шаги, обязательные к исполнению (включая определение сроков очередного дедлайна или проверки).

Генерирование идей

Совещания с целью генерирования идей часто называют рабочими совещаниями или мозговыми штурмами: группа людей собирается вместе, чтобы предложить какие-то решения для определенной проблемы. Мозговые штурмы были популяризированы в 1950-е годы Алексом Озборном, директором одного рекламного агентства. Его идея заключалась в следующем: чтобы освободиться от оков стандартного мышления, люди должны сосредоточиться на максимизации количества идей, одновременно воздерживаясь от преждевременной оценки этих идей.

К сожалению, когда двенадцать человек собираются в комнате, при этом каждый выкрикивает все, что приходит ему в голову, назвать это эффективной инновацией нельзя: мы склонны приспосабливать наши новые идеи к тому, что уже было обсуждено, или предлагать меньше идей, чем могли бы.

Процесс генерирования идей становится наиболее эффективным, если вы сочетаете размышления в одиночестве (наш мозг наиболее креативен, когда мы предоставлены сами себе) и общение с другими людьми (когда мы слышим различные точки зрения, возникают искры озарения, это рождает лучшие идеи).

Ключ к успеху такого совещания – основательная подготовка и хорошая модерация. Успешным совещание можно считать, если достигнуты следующие цели:

• Предложено множество различных решений, причем каждому участнику предоставляется возможность подумать над идеями в тишине и одиночестве и записать их (либо до, либо во время совещания).

• Учтены идеи, поступившие от всех участников, а не только от обладателей самых громких голосов.

• Развитие идей достигается благодаря вдумчивому обсуждению.

• Четко сформулированы следующие шаги, позволяющие реализовать полученные идеи.

Укрепление отношений

Чтобы команда работала слаженно и эффективно, людям необходимо уметь сотрудничать друг с другом, поэтому вы должны найти способы воспитания эмпатии, взаимного доверия, всячески поощрять сотрудничество. Иногда возникает необходимость собрать членов коллектива с единственной целью – поговорить о сложившихся отношениях и попытаться их улучшить.

Коллективные ланчи, обеды и другие социальные мероприятия служат этой цели, равно как беседы 1:1 и общие собрания. Когда мы понимаем друг друга несколько лучше (потому что выделяем время на то, чтобы больше узнать о взглядах, увлечениях своих коллег, их семьях, историях из их жизни и т. д.), нам легче и приятнее работать вместе.

Успех совещания, нацеленного на укрепление отношений, зависит не от количества времени, проведенного участниками вместе, и не от размаха организованного мероприятия. Успешным можно назвать такое совещание, которое позволяет добиться следующих целей:

• Взаимопонимание и доверие между коллегами.

• Открытость и искренность людей.

• Взаимный интерес и забота друг о друге.