Качество и эффективность – условия успеха. Методы совершенствования систем менеджмента организаций

1.3.3. Методика разработки и внедрения ССП

Методика, предложенная консалтинговой фирмой «Horvath & Partners» («Хорват и партнеры»), применялась ею в более чем в 100 компаниях и получила положительную оценку клиентов [25]. Эта методика включает 5 этапов:

1. Создание организационных условий для разработки ССП.

2. Проведение стратегического анализа.

3. Разработка ССП.

4. Управление каскадированием ССП.

5. Обеспечение эффективного применения ССП.

Той организации, которая берется за внедрение ССП, придется в значительной мере перестраивать свою систему менеджмента. Поэтому важно, чтобы инициатива о внедрении ССП в организации исходила от ее высшего руководства. Без этого трудно рассчитывать, что удастся согласовать все вопросы, на всех уровнях, связанные с разработкой и внедрением ССП. А от этого в значительной мере зависит качество разработки и эффективность применения ССП.

Этап 1. Создание организационных условий для разработки ССП

Создание организационных условий включает следующие шаги:

1) Определение архитектуры ССП.

2) Формирование проектной группы.

3) Планирование работ по выполнению проекта.

4) Обучение участников проекта.

5) Стандартизация методов построения и содержания документов ССП.

6) Обеспечение условий для достижения успеха.

При определении архитектуры будущей ССП необходимо решить, будет ли создаваться ССП сразу для всей организации или сначала только для ее части, в виде пилотного проекта.

Теоретически лучше строить ССП сразу для всей организации. Это позволяет реализовать стратегию всей организации с учетом ее организационной структуры. Однако для такого варианта нужны благоприятные условия: подготовленность и убежденность персонала и руководителей всех уровней в полезности ССП, значительные ресурсы, координационные усилия и поддержка высшего руководства. Опыт фирмы «Хорват и партнеры» по созданию ССП в западноевропейских компаниях, показывает, что по этому пути идут не более 20 % организаций.

На практике чаще всего начинают с пилотного проекта в одном из основных подразделений компании. При этом желательно, чтобы это подразделение обладало значительной автономией, включая собственную цепочку создания ценности продукции, наличие внешних клиентов и своей стратегии. Если этих условий нет, то придется прилагать большие усилия по координации действий с другими подразделениями компании.

Выбор пилотного варианта имеет следующие преимущества:

• можно сравнительно быстро получить и продемонстрировать первые успехи;

• в случае успеха у персонала и руководителей других подразделений формируется мнение о целесообразности внедрения ССП во всей организации;

• в случае неуспеха снижается риск больших потерь;

• появляется возможность анализа возникших проблем и внесения корректив в методологию разработки и внедрения ССП.

Решающее значение для успешной реализации проекта по внедрению ССП имеет заинтересованность в этом выбранного подразделения, а также наличие необходимых ресурсов, постоянная поддержка, убежденность и ответственность руководства подразделения и всей организации.

Формирование проектной группы по созданию ССП организации зависит от количества, связей и численности входящих в нее подразделений. Для осуществления пилотного проекта требуется сравнительно небольшая проектная группа, включающая, например:

• высшее руководство компании (принимает важнейшие управленческие решения);

• руководитель ССП, одновременно являющийся руководителем пилотного подразделения (назначает архитекторов ССП, утверждает содержание ССП, руководит разработкой и внедрением ССП, представляет ССП руководству компании, обеспечивает мотивацию участвующего персонала, осуществляет взаимодействие с другими подразделениями и выполняет другие необходимые функции);

• архитекторы и координаторы ССП, берутся из числа собственных подготовленных сотрудников и внешних консультантов по методологии (наполняют ССП конкретным содержанием, проводят обсуждения, продвигают проект, разрабатывают предложения по внедрению ССП);

• специалисты по сбору и анализу информации, касающейся выполнения проекта (систематически составляют отчеты о выполнении проекта).

Важно также, как будет организовано взаимодействие проектной группы с персоналом пилотного подразделения. Для проектной группы организационно проще сначала разработать ССП, а затем ее внедрять в подразделении. Однако опыт показывает, что, если с самого начала проектная группа будет активно взаимодействовать с персоналом подразделения, то эффективность применения ССП значительно возрастет.