Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Одним из достоинств программы «Кадры SB» является то, что в ней реализована возможность работы не только со штатными сотрудниками предприятия, но и с претендентами на замещение должностей. Это бывает полезно, в частности, когда на одно свободное место претендует несколько вполне достойных кандидатов, а также в иных случаях. Например, если у вас на примете есть несколько неплохих претендентов, свободных вакансий для которых в данный момент нет, вы можете сохранить всю информацию о них в базе данных, и когда появится вакансия – не начинать поиски сотрудников «с нуля», а сначала предложить данное место кому-то из этих претендентов.

Для ввода, редактирования и хранения сведений и претендентах в программе существует специальный каталог, для доступа к которому предназначена команда главного меню Кадры ▶ Претенденты, При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Ведение списка претендентов

В нижней части данного окна представлен список введенных ранее претендентов (если вы только начинаете работу с программой, данный список будет пустым). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО претендента, его пол, дата рождения, основная профессия, номер контактного телефона, дата собеседования и примечание. В верхней части окна представлены сведения о том претенденте, на котором в списке установлен курсор.

СОВЕТ

При оформлении приема сотрудников на работу вы можете вводить их заново, а можете – выбирать из списка претендентов. Более подробно об этом будет рассказано позже.

Для добавления в каталог информации о новом претенденте нужно нажать кнопку Добавить, расположенную внизу окна. При этом окно каталога примет вид, как показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Ввод и редактирование информации о претенденте

В соответствующих полях данного окна нужно с клавиатуры ввести фамилию, имя и отчество претендента. Справа находится переключатель Пол, с помощью которого указывается пол претендента. В поле Дата рождения нужно ввести дату рождения претендента (это можно сделать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

Профессия претендента выбирается из раскрывающегося списка в поле Профессия (должность). Содержимое этого списка формируется в справочнике должностей, с которым мы уже познакомились ранее. При необходимости вы можете дополнить или отредактировать этот справочник, не выходя из данного режима – для вызова справочника нажмите расположенную справа кнопку НСИ. Все внесенные изменения сразу отразятся в раскрывающемся списке.

В поле Контактный телефон вводится номер мобильного или иного телефона сотрудника, по которому с ним можно будет связаться. В поле Дата собеседования можно указать дату состоявшегося или предстоящего собеседования (значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному претенденту. Это может быть, например, владение иностранными языками, наличие и продолжительность опыта работы, пожелания претендента по зарплате или иным условиям работы, и т. д. Отметим, что данное поле не является обязательным для заполнения, но, с другой стороны, позволяет отразить в каталоге важную информацию, для которой не нашлось места в других полях данного окна.

Завершается ввод данных о претенденте нажатием в данном окне кнопки ОК. Чтобы отказаться от ввода данных, нажмите кнопку Отмена.

Вы можете в любой момент отредактировать введенные ранее данные по любому претенденту. Для этого нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Изменить. Окно редактирования выглядит так же, как и окно ввода (см. рис. 3.22), с которым мы только что познакомились.

Чтобы удалить претендента из каталога, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Справа вверху окна находится поле Поиск, с помощью которого можно быстро найти требуемую позицию в списке. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Чтобы найти претендента, просто вводите в данном поле его фамилию с клавиатуры – и по мере ввода в списке будет выделена (помечена стрелочкой слева от фамилии) позиция, которая в данный момент наиболее полно соответствует условию поиска. Отметим, что данное поле можно заполнять не только с клавиатуры, но и выбирать его значение в раскрывающемся списке.

В программе реализована возможность формирования и вывода на печать отчета о претендентах. Чтобы получить такой отчет, нажмите кнопку Отчет – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Настройка параметров отчета о кандидатах