Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Если поощрение работника имеет денежное выражение (премия, ценный подарок, путевка в санаторий, и т. п.), то в поле Сумма нужно с клавиатуры ввести денежный эквивалент награждения.

Завершается ввод сведений о награждении нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Аналогичным образом производится и редактирование введенных ранее сведений о поощрениях и награждениях сотрудников. Для перехода в режим редактирования выберите требуемую позицию в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить.

Для удаления информации о поощрении сотрудника нужно выделить соответствующую позицию щелчком мыши и нажать кнопку Удалить, после чего подтвердить удаление.

Вы можете экспортировать данные о поощрениях сотрудников предприятия во внешние файлы разных форматов. Для перехода в режим экспорта нажмите внизу окна кнопку Экспорт. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при экспорте данных об отпусках (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем отпуске» и рис. 3.42).

В программе реализована возможность формирования и вывода на печать отчета о поощрениях и награждениях сотрудников предприятия. Для этого нажмите в нижней части окна кнопку Отчет, чтобы вызвать окно настройки параметров отчета (рис. 3.53).

Рис. 3.53. Настройка параметров отчета

В данном окне в поле Заголовок для отчета с клавиатуры вводится произвольное название отчета (на рис. 3.53 показан вариант, который предлагается в программе по умолчанию). Если это поле оставить пустым, то отчет будет сформирован без заголовка.

После этого с помощью переключателя Формировать отчет нужно указать, какие сведения должны быть включены в отчет: по всему предприятию в целом, по конкретному подразделению, по конкретному отделу или по конкретному сотруднику. Если выбран один из трех последних вариантов, то справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать соответственно подразделение, отдел или сотрудника, по которому формируется отчет. По умолчанию данный переключатель установлен в положение По всей организации.

Вы можете сформировать отчет как по всем имеющимся в программе данным о награждениях и поощрениях сотрудников, так и только по данным, попадающим в определенный интервал времени. В первом случае установите переключатель в положение За весь период (этот вариант предлагается использовать по умолчанию), во втором выберите значение За определенный период, и в открывшихся ниже полях введите начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Если указать только начальную дату, то в отчет попадут сведения начиная с этой даты и по сегодняшний день. Если же указать только конечную дату, то в отчет будут включены сведения, начиная с самой ранней имеющейся в программе записи о поощрении, и заканчивая указанной датой.

С помощью переключателя Сортировать отчет вы можете выбрать способ сортировки данных в отчете. На выбор предлагается два варианта – По сотрудникам (этот вариант предлагается использовать по умолчанию) или По дате.

Отчет будет сформирован в соответствии с установленными параметрами после нажатия в данном окне кнопки Печать.

Формирование приказа о поощрении сотрудника

После того как в программу введены сведения о поощрении сотрудника, можно приступать к формированию соответствующего приказа. Для этого нужно выполнить команду главного меню Приказы ▶ Приказ о поощрении работника (форма Т-11), или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется уже знакомое нам окно списка приказов и прочих кадровых документов, в котором будет открыт раздел Поощрение. Чтобы сформировать новый приказ, нажмите кнопку Новый, расположенную внизу окна – в результате оно примет вид, изображенный на рис. 3.54.

Рис. 3.54. Формирование приказа о поощрении (награждении) сотрудника

Как видно на рисунке, в данном окне для редактирования доступны четыре параметра: Номер документа, Дата, Работник и Вид поощрения. Параметры Номер документа, Дата и Работник мы уже неоднократно рассматривали, поэтому останавливаться на них не будем. Что касается поля Вид поощрения, то здесь из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в режиме работы со сведениями о поощрениях (подробнее см. предыдущий раздел), выбирается вид поощрения для данного сотрудника.

После заполнения поля Вид поощрения в приказе автоматически появятся сведения о мотиве награждения, основании для награждения и денежном выражении награждения (если такое возможно).

Завершается формирование приказа нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы отправить приказ на печать, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна.

Учет трудового стажа сотрудников предприятия