Кадровое делопроизводство

об отстранении от работы;

о допуске к работе;

об установлении (отмене) неполного рабочего времени;

о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

о предоставлении социальных отпусков;

об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

3 года

литера «л»

о предоставлении трудовых отпусков,

об отзыве из трудового отпуска;

о наложении дисциплинарных взысканий;

досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

об оказании матпомощи;

о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3

По административно-хозяйственным вопросам

3 года

о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

об утверждении графика дежурств работников;

и др.

7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

 7.1. Регистрация документов

Порядок регистрации документов

В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

Регистрация входящих документов

1

Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов

2

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

Регистрация исходящих документов

1

После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов

2

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):

индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;

регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа

Регистрация внутренних документов

1

Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)

2

Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами

3

Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:

 журнал (книга) учета личных дел;

 журнал регистрации должностных инструкций;

 журнал регистрации договоров и др.

Регистрация распорядительных документов

1

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)

2

Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;

приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»

 7.2. Табель учета использования рабочего времени

Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени